Stressfrei arbeiten: Wer möchte das nicht? Doch wie funktioniert das dann im Alltag, wo das Telefon ständig klingelt, Kollegen am Schreibtisch stehen und per Mail die zusätzlichen Anfragen reinkommen. Mit diesen einfachen Tricks und Tipps kann man den Arbeitsalltag entspannt bewältigen und stressfrei arbeiten.
Stressfrei arbeiten mit Pomodoro

Anrufen statt mailen
- Komplexe Sachverhalte oder auch drohende Eskalationen lassen sich im persönlichen Gespräch viel besser und vor allem schneller klären.
- Durch den steigenden persönlichen Kontakt verbessert sich das soziale Klima generell.
Der eigenen Agenda folgen
Viele Menschen fühlen sich in ihrer Arbeit fremdbestimmt und beklagen, dass sie ihre eigenen Anliegen und Projekte nicht umgesetzt bekommen. Das liegt häufig daran, dass andere Mitmenschen immer wieder Anliegen äußern, die dann vorrangig bearbeitet werden. Dagegen lässt sich auch grundsätzlich nichts einwenden. Immerhin kommt sicherlich ein Teil dieser „Sonderaufgaben“ von Vorgesetzten. Oder man möchte seinen Kollegen gerne helfen und nicht als unsozial oder nicht hilfsbereit dastehen.
Auf der anderen Seite sollte man natürlich schon zusehen, dass die eigene Agenda darunter nicht leidet. Es darf also auch mal (freundlich) Nein gesagt werden und ein Terminwunsch mit Hinweis auf andere Aufgaben nach hinten verschoben werden. Hier kommt es sehr auf eine lösungsorientierte Vorgehensweise an. Denn wie so oft im Leben sieht man sich immer zweimal und wer weiß, ob nicht schon beim nächsten Mal der Fall genau anders gelagert ist und man selbst von der Person Hilfe benötigt. Wer eine ausgeprägte Meetingkultur in seinem Unternehmen hat, sollte überlegen, ob man zu jedem Meeting gehen muss, zu dem man eingeladen ist. Darüber hinaus kann man immer auch darum bitten, dass bei längeren Meetings diese so strukturiert werden, dass man gezielt einen bestimmten Zeitbereich für die eigene Anwesenheit festlegt und anschließend das Meeting wieder verlässt.
Im Kalender Zeit für Getting Things Done vorsehen
In größeren Unternehmen ist der Terminkalender ein wichtiges Instrument. Insbesondere für Kollegen, die Meetings einstellen, deren Ziele meistens nicht die eigenen verfolgen. Outlook z.B. bieten da komfortable Möglichkeiten, auf die verfügbaren (sprich: „freien“) Zeiten der Kalender zu schauen. Wenn alle potentiellen Teilnehmer dann nichts im Kalender stehen haben, wird der Termin eingestellt. Die Folge kann sein, dass man sich vor Meetings kaum noch retten kann und sich fragt, wann man seine eigentliche Arbeit schaffen soll. Hier ein kleiner, aber sehr wirkungsvoller Tipp meinerseits: Tragen Sie sich – am besten als Terminserie – feste Zeitblöcke in den eigenen Kalender ein, die Sie dann für die Erledigung von Aufgaben vorsehen. Diese Zeiten werden dann für andere Kollegen als „nicht verfügbar“ in der Terminplanung angezeigt und von daher werden auch weniger Termine fremdbestimmt eingestellt.
Wöchentlichen Projektrückblick durchführen
Ein wesentlicher Faktor für stressfreies Arbeiten (und produktives Arbeiten) ist für mich der wöchentliche Rückblick. Selbst das beste Aufgaben-Management führt zu ziellosem Mikromanagement, wenn man sich nicht mindestens einmal die Woche auf eine höhere Flughöhe als die der Einzelaufgaben bewegt. Im wöchentlichen Rückblick wird die Inbox geleert, die Projekte (als Sammlung von Aufgaben zu einem Arbeitsbereich) werden angesehen und ggf. werden Punkte hinzugeschrieben, abgehakt oder auch noch einmal – im Rahmen der Zwei-Minuten-Regel – erledigt. Das macht man für jedes Projekt. Aus meiner Erfahrung heraus sollte man sich dafür mind. eine Stunde Zeit nehmen und diese dann auch in den Kalender eintragen. Wie der wöchentliche Rückblick konkret und erfolgreich durchgeführt werden kann, habe ich in dem Artikel „So gelingt der wöchentliche Rückblick“ geschrieben.
Lösungsorientiertes denken und handeln
Souveräner Umgang mit E-Mail
Ein häufiger Stressfaktor sind überquillende E-Mail-Postfächer und unkoordinierter Umgang mit den E-Mails. Dazu kann ich folgende Tipps geben, um an dieser Stelle selbstgemachten Stress zu vermeiden:
E-Mail-Benachrichtigungen abschalten
Zunächst sollten die E-Mail-Benachrichtigungen des Programms ausgeschaltet werden. Wenn permanent ein kleines Fenster (am schlimmsten noch mit Sound) aufpoppt und die Aufmerksamkeit unterbricht, ist es kein Wunder, wenn man nichts richtig schafft und man die E-Mails als Stressor wahrnimmt. Besser ist es, sich z.B. feste Zeiten für die Beantwortung von E-Mails zu nehmen und die Mails dann im Block zu bearbeiten. Dabei sollte man dann wirklich darauf achten, die E-Mails zu bearbeiten und nicht einfach nur in Ordner verschieben, um sie dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder anfassen zu müssen.
Die Zwei-Minuten-Regel bei E-Mails beachten
Ich bin ein großer Freund von Getting Things Done. Eine wichtige Erfolgsregel ist die Zwei-Minuten-Regel. Diese besagt, dass man alles, was man in zwei Minuten erledigen kann, nicht aufschieben sollte, sondern direkt erledigen. Dies gilt insbesondere für E-Mails. Bei jeder Mail sollte man sich fragen: Kann ich das in zwei Minuten erledigen? Falls ja, sofort machen. Dazu zählt auch, dass man E-Mails, die man lediglich zur Kenntnis erhalten hat, sofort wegsortiert (im Zweifel reicht ein Ordner „erledigt“).
Notizen machen
Wer versucht, sich alles zu merken (Stichwort „Gedächtnistraining“) wird irgendwann gestresst sein. Besser ist es, wenn man wichtige Informationen und wirklich alle To Dos in ein schriftliches System überträgt. So bekommt man den Kopf frei für die eigentliche Arbeit und beschäftigt sich nicht mehr mit dem Merken und Erinnern von Zeugs. Das Gefühl, etwas vergessen zu haben, beschleicht einen früher oder später und erzeugt Stress und Ohnmachtsgefühle, die vermeidbar sind. Die Art der Notizen ist dabei grundsätzlich nebensächlich. Wer es klassisch mag, greift zu Notizbuch und Stift – ansonsten Evernote oder ähnliche Tools.
PC aus und Stift und Block verwenden
Gerade wenn es um kreatives Arbeiten geht, z.B. der Erstellung eines Konzepts oder des Grundgerüsts einer Präsentation, kann es hilfreich sein, die normalen Arbeitsmaterialien PC und Maus hinter sich zu lassen und zu Papier und Stift zu greifen. Ich persönliche komme so sehr schnell zu Ergebnissen. Das liegt zu einem daran, dass ich mit dem Stift viel schneller skizzieren kann als auf dem PC. Mit anderen Worten: Ich habe mehr Zeit, mich mit der Sache zu beschäftigen als mit der Bedienung eines Programms. Zum anderen lenkt der ausgeschaltete PC dann bei der Arbeit nicht ab. Wie oft schaut man am PC doch in die E-Mails (oder auf Facebook) und schon ist man von der eigentlichen Aufgabe abgelenkt.
Mindmaps verwenden
Die wohl effektivste Methode, Notizen zu machen ist das Mindmapping. Mindmaps funktionieren sehr einfach: Man nimmt ein Papier im Querformat und schreibt das zentrale Thema in die Mitte. Anschließend gruppiert man die dazugehörigen Informationen um den Begriff in der Mitte und sortiert so seine Gedanken. Mindmaps sind dabei sehr flexibel, weil sie einfach erweiterbar sind. Dabei bieten sie eine sehr gute Übersichtlichkeit. Ich empfehle, Mindmaps auch für Gespräche und Besprechungen zu nutzen und diese dann bei einer Fortsetzung (z.B. ein Status-Meeting) immer wieder hervorzuholen und weiter zu ergänzen.
