Inbox-Zero-GTD
Getting Things Done: Eine leere Inbox ist immer ein gutes Zeichen. Bedeutet es doch, die Aufgaben bereits in das System zugeordnet zu haben und sich somit Freiraum für die eigentliche Arbeit geschafft zu haben.

Immer wieder werde ich von meinen Kollegen gefragt, wie das Getting Things Done Prinzip (GTD) funktioniert und wie man es schnell in Gang bringt. An dieser Stelle möchte ich einmal die wichtigsten Punkte des Prinzips erläutern und fünf Tipps für den schnellen Start geben.

Getting Things Done Zusammenfassung: So einfach ist es

Das System Getting Things Done (GTD) von David Allen basiert auf einigen wenigen und einfach umzusetzenden Regeln. Die wichtigste lautet: Alles muss aufgeschrieben werden, egal um was es sich handelt. Denn dann ist es aus dem Kopf und der kann wiederum für die wirklich kreativen Prozesse genutzt werden, anstatt sich das unendlich viele Zeugs merken zu müssen.

Eingangskorb und erste Bearbeitung

Das Getting Things Done Prinzip funktioniert, wenn wirklich alle Aufgaben aufgeschrieben werden. Dazu empfiehlt es sich, einen Eingangskorb einzurichten. Dieser Eingangskorb kann virtueller Natur sein (z.B. ein Evernote Dokument oder die Collectbox von IQTELL) oder / und ein physisch vorhandener Postkorb, in dem du einzelne Aufgaben zunächst sammeln kannst.
Anschließend gilt es, die Aufgaben aus dem Eingangskorb erstmals zu bearbeiten. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Arbeite von oben nach unten
  • Immer nur eine Aufgabe auf einmal nehmen
  • Nichts in den Eingangskorb zurücklegen

In dieser Phase geht es zunächst noch nicht um die Erledigung der Aufgaben, sondern lediglich um eine erste Sichtung. Manche Dinge benötigen z.B. eines Anrufes – also kommt der Punkt auf die Anrufe-Liste. Andere Dinge können evtl. auch weggeworfen werden. Hier ist eine weitere Regel von besonderer Wichtigkeit:

Alles, was in zwei Minuten erledigt werden kann, wird direkt jetzt bearbeitet.

Listen und der Kontext von Getting Things Done

Die Aufgaben aus dem Eingangskorb können nun in diverse Listen übertragen werden. So wird sichergestellt, dass wirklich keine Aufgabe vergessen wird. Dabei gibt es keine Einschränkung, wie die Listen benannt oder gestaltet werden. Wichtig ist, dass du dich mit dem System wohl fühlst. Aus meiner Erfahrung heraus haben sich jedoch kontextbezogene Listen als sehr gut geeignet gezeigt. Kontexte können z.B. „Anrufe“, „Unterwegs“, „im Büro“ oder „am Computer“ sein.
Der Vorteil dieser Sortierung liegt in der Verfügbarkeit der Arbeitsmittel und der notwendigen Umgebung. Es ist nämlich nicht sehe produktiv, eine sehr lange Liste mit vielen Tätigkeiten für das Büro durchzusehen, wenn ich gerade unterwegs bin. Stattdessen kann ich mir z.B. die Anrufe-Liste nehmen, weil ich gerade die Zeit habe, zu telefonieren.

Wichtig für das Funktionieren des Systems: Es müssen alle Aufgaben in das System übertragen werden. Wenn bei dir Zweifel an der Vollständigkeit aufkommen, wirst du das System nicht nutzen.

Aufgaben erledigen

Häufig werde ich gefragt, wie man dann bei der Erledigung der Aufgaben vorgehen soll. Denn immerhin gibt es ja auch Termine und Prioritäten, die eingehalten werden müssen. Für mich hat sich das Vorgehen, welches David Allen vorschlägt, bewährt:

  1. Ich gehe zunächst die Kontexte durch, die ich derzeit bedienen kann.
  2. Anschließend schaue ich nach der mir zur Verfügung stehenden Zeit. Es ergibt schließlich keinen Sinn, eine lange Aufgabe anzugehen, wenn in fünf Minuten ein Meeting ansteht.
  3. Ein wichtiges Kriterium für produktives Arbeiten ist dann die mir zur Verfügung stehende Energie. Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern, erledige ich in der Regel dann, wenn ich eine Hochphase habe, z.B. früh am Morgen.
  4. Als letzten Sortierpunkt bei der Aufgabenerledigung gehe ich dann nach der Priorität und der Terminierung vor.

Da ich immer intuitiv alle vier Kriterien bei der Aufgabenbearbeitung berücksichtige (Kontext, Zeit, Energie und Priorität), vergesse ich auch keine Aufgaben und kann selbst sehr dringliche Themen entspannt erledigen. Wichtig bei der Definition der Aufgaben: Die Aufgabe muss klar definiert und nicht zu global gehalten werden. Ansonsten ist der nächste Schritt nicht klar und im Zweifel wird das Thema gar nicht angepackt.

Projekte in Getting Things Done

Dinge, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen, sind per Definition ein Projekt. Für kleinere „Projekte“ mit zwei bis drei Einzelaufgaben lege ich allerdings keine Projektübersicht an. Das wäre überadministriert. Für die großen Projekte ist eine gesonderte Projektliste aber absolut sinnvoll. Denn im Bereich der „Aufgaben-Erledigung“ befindet man sich im täglichen Doing und kann schnell – trotz effizienter Bearbeitung – den Überblick verlieren. Daher empfehle ich, die Projektliste zu pflegen und mind. einmal wöchentlich drauf zu schauen, um eine höhere Vogelperspektive einnehmen zu können. Das hilft bei der Richtungsbestimmung, frei nach dem Zitat von Zig Zigler:

„Lack of direction, not lack of time is the problem. We all have 24 hours a day“

Der Kalender

Der Kalender ist ein wichtiges Instrumentarium im Getting Things Done. Allerdings gibt es klare Bedingungen, was in den Kalender gehört:

  • Alles, was zu einer bestimmten Uhrzeit fällig ist,
  • alles, was an einem bestimmten Tag zu tun ist,
  • Informationen, die sich auf einen bestimmten Tag beziehen

„Was in den Kalender reingeschrieben wird, muss an diesem Tag geschehen – oder nie!“

Somit ist klar, dass es keine täglichen To Do Listen gibt, sondern die Listen zeitunabhängig geführt werden. Dies beugt der täglichen „To Do Depression“ vor, die viele Menschen am Abend häufig bekommen, wenn sie in der täglichen To Do Liste sehen, was sie alles nicht geschafft haben.

Meine persönlichen Erfahrungen mit Getting Things Done

Ich arbeite mittlerweile fast zwei Jahre mit dem System GTD von David Allen und bin immer noch dabei geblieben – das spricht für mich eine eindeutige Sprache. Mir sind die Mechanismen so in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich von einer starken Gewohnheit bei der Nutzung von Getting Things Done sprechen kann.  Meine Tätigkeiten gehen mir durch das Verschriftlichen leichter von der Hand und ich kann mich auf das Wesentliche, Wichtige und Dringliche konzentrieren. Da ich wirklich jede Tätigkeit in das System übertrage, erhalte ich mir so auch einen Freiraum für kreatives Arbeiten und für die Umsetzung neuer Ideen. In Summe möchte ich das System nicht mehr missen. Vielmehr mache ich mir regelmäßig Gedanken, wie ich das System für mich noch weiter verbessern kann.

Wer mehr über das Thema „Getting Things Done“ erfahren möchte, dem kann ich das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen empfehlen.

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