Der wöchentliche Rückblick als Erfolgsgarant für produktives Arbeiten
Der wöchentliche Rückblick als Erfolgsgarant für produktives Arbeiten und gegen das Mikromanagement.

Der wöchentliche Rückblick ist ein zentrales Element im produktiven Arbeiten, insbesondere im System „Getting Things Done“. Während der Woche führt man seine Listen in Kontexten und nächsten Schritten. Doch einmal in der Woche sollte diese unterste Flughöhe verlassen werden und eine Ebene höher geschaut werden, ob die generelle Richtung noch stimmt.

Denn ansonsten besteht die Gefahr, trotz eines eingerichteten Getting Things Done Systems sich zu verzetteln und im Bereich des Mikromanagements zu enden. Dann hilft selbst das ausgeklügeltste System nichts mehr. Ich möchte an dieser Stelle ein paar Tipps und Anregungen geben, wie der wöchentliche Rückblick gelingt und welche Elemente dieser enthalten sollte.

Den wöchentlichen Rückblick in den Kalender eintragen

Einer der wichtigsten ersten Schritte ist meiner Erfahrung nach das Schaffen eines festen Termins für den wöchentlichen Rückblick. Nur wenn man sich eine feste Zeit einrichtet, wird der Rückblick auch in hektischen Phasen gelingen. Wichtig dabei ist, dass dieser Termin dann nicht für andere Aktivitäten zur Disposition gestellt wird. Also am besten eine Terminserie einstellen an einem Tag oder eine Stunde, die sowieso nicht häufig von Kollegen angefragt wird. Dann ist die Chance, den wöchentlichen Rückblick durchzuführen, auch am höchsten.

Inbox zero anstreben

Ich starte den wöchentlichen Rückblick mit der Durchsicht meiner Inbox – in diesem Falle mit Inbox in Todoist, meinem Eingang auf dem Schreibtisch und meiner Notizen in meinem Notizbuch. Hier schaue ich, welche Punkte ich noch nicht in die richtigen Listen und Projekte gebracht habe. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, die Termine der vergangenen Woche Revue passieren zu lassen, um ggf. Aufgaben aus Meetings noch zu erfassen, die in der Hektik des Alltags noch nicht aufgeschrieben wurden. Das gleiche Vorgehen kann dann auch „vorwärts“ passieren – ich schaue mir die Termine der kommenden Woche an und überlege, welche Vorbereitungen dazu noch zu treffen sind. Diese trage ich ebenfalls in mein GTD-System ein.

Inbox-Zero-GTD
Wöchentlicher Rückblick bedeutet auch das Leeren der Inbox. Dabei gilt auch die Zwei-Minuten-Regel.

Projekte durchgehen

Ein wichtiger Schritt im wöchentlichen Rückblick ist die Durchsicht der Projekte. Während der Woche bewegt man sich häufig auf der untersten Ebene der Aufgabenbewältigung, den einzelnen To Dos. Nun ist es an der Zeit, in die Vogelperspektive zu gehen und die generelle Laufrichtung wieder zu justieren. Ansonsten ist die Gefahr groß, sich im Mikromanagement der einzelnen Aufgaben zu verstricken. Dies kann ganz einfach in Form einer Excel-Tabelle geschehen, in der die aktuellen Proiekte untereinander stehen oder über die Projektansicht in Todoist oder anderen Systemen wie IQTELL, Wunderlist etc. IWichtig dabei ist dann zu prüfen, ob ich etwas für das Projekt getan habe bzw. was noch erledigt werden muss. Kleinere Aktivitäten erledige ich dann gemäß der Zwei-Minuten-Regel sofort. Dazu zählen z.B. E-Mails oder schnelle Telefonanrufe. Dann entscheide ich, welche Schritte noch zu tun sind und schreibe diese in mein Projekt. Der Zweck des wöchentlichen Rückblicks ist nämlich nicht, alle Aufgaben jetzt zu erledigen, sondern zu erfassen, was noch ansteht, damit man es im passenden Moment nicht vergisst.

Durchsicht der „Warten auf“-Liste

Während der Woche sind viele Aufgaben durch Delegation auf die „Warten auf“-Liste gekommen. Im wöchentlichen Rückblick ist es an der Zeit, diese Liste nun durchzusehen und die erledigten, sprich umgesetzten To Dos und Anforderungen abzuhaken oder bei den noch offenen Punkten ggf. nachzuhaken. So bleiben auch delegierte Aufgaben im Blickfeld und werden nicht vergessen. Gerade im Projektmanagement fallen viele Aufgaben und Teilprojekte ja nicht beim Projektleiter an, sondern werden von Team-Mitgliedern erledigt. Dennoch empfiehlt es sich zu wissen, welche Aufgaben noch in der Bearbeitung sind, um den Gesamtüberblick zu behalten.