Getting Things Done mit Todoist
Einrichten eines Projekts in Todoist
- Name des Projekts: Wie soll das Projekt in Todoist heißen?
- Farbe zur besseren Sortierung: Bei einer Vielzahl von Projekten ist das Auswählen einer bestimmten Farbe zur besseren Orientierung sinnvoll.
- Gemeinsame Nutzung festlegen: Andere Todoist-Nutzer können für das Projekt freigegeben werden. Später können dann die dazugehörigen Aufgaben den Personen zugeordnet werden.
- Hauptaufgabe festlegen: Der Begriff „Hauptaufgabe“ ist im Zusammenhang mit der Anlage eines Projekts etwas irreführend. Vielmehr müsste es heißen „Hauptprojekt festlegen“. Auf diese Weise lassen sich große Projekte in Teilprojekte untergliedern. Dies ist z.B. bei der Nutzung von Objectives and Key Results (OKR) hilfreich.
Abschluss eines Projekts in ToDoist
- Projekt löschen
- Projekt archivieren
Besonderheiten von Getting Things Done mit Projekten lösen
Mit Kontexten in ToDoist arbeiten
Etiketten in Todoist anlegen
- Anrufe
- Zu Hause
- Unterwegs
- Im Büro
- Am Schreibtisch
- Am Computer
- usw.
Aufgaben in ToDoist erstellen und managen
Aufgaben sind schnell erstellt
- Priorität 1: p1
- Priorität 2: p2
- Priorität 3: p3
- Priorität 4: ohne Eingabe automatisch gesetzt

Aufgaben in Todoist werden einfach erstellt. Die Mächtigkeit von Todoist liegt in der schnellen Anlage durch Eintippen von Priorität, Fälligkeitsdatum und Kontext (Etikett)
Anschließend landen Aufgaben standardmäßig im Eingangskorb von Todoist. Über ein Dropdown-Menü kann man jedoch ein Projekt zuweisen. Alternativ wechselt man vor der Eingabe von Aufgaben in die Projektansicht und erstellt dann gleich mehrere Aufgaben für ein Projekt und spart sich so das Dropdown.
Anmerkungen und Erinnerungen einstellen
Todoist bietet die Möglichkeit, sich an Aufgaben erinnern zu lassen. Das ist besonders bei terminierten Aufgaben sinnvoll. Eine Erinnerung lässt sich bereits bei der Anlage einer Aufgabe einstellen (siehe Screenshot oben). Wie auch bei anderen Eingabefeldern versteht Todoist dabei eine klare Sprache wie z.B. „heute um 2pm“ als Erinnerung. Anschließend wird man – entweder per Mail oder mit einer Push-Nachricht auf dem Smartphone über anstehende Aufgaben informiert.
Erinnerungen können übrigens nicht nur zeitabhängig eingestellt werden, sondern auch ortsabhängig auf dem Smartphone. So kann eine Adresse in die Benachrichtigungen eingetippt werden und sobald man den Ort erreicht (oder verlässt), wird eine Push-Benachrichtigung auf das Smartphone geschickt.
Auf die gleiche Weise lassen sich Anmerkungen zu einer Aufgabe leicht erstellen. Dazu einfach auf die kleine Sprechblase im Aufgabenfeld klicken und die Anmerkungen und Notizen hineinschreiben. Todoist bietet dabei auch den Datei-Upload oder Sprachnotizen an. Das ist natürlich praktisch, wenn es darum geht, benötigte Informationen an einer Aufgabe zu halten. Ich persönlich nutze die Anmerkungen z.B. im Kontext „Anrufe“ – dort schreibe ich mir z.B. die Telefonnummer meines Gesprächspartners rein und auch die zu besprechenden Punkte.
Filter-Funktionen in Todoist
Todoist verfügt über mächtige Filterfunktionen, mit denen man Aufgaben, die bestimmten Kriterien entsprechen, schnell aus den langen Listen filtern kann. Das ist auch für Getting Things Done sehr hilfreich. Todoist bietet von Haus aus einige Filter an, wie z.B.:
- Priorität 1 bis 4
- Ohne Abschlussdatum
- Mir zugewiesen
- Anderen zugewiesen
Funktionen der Filter in Todoist
Todoist kann Aufgaben nach unterschiedlichen Kriterien filtern.
- Nach Zeit
- Nach Priorität
- Nach Etikett – also in GTD: Nach Kontext
- Nach Zuordnung zu einer Person
- Nach Projekt
Alle Kriterien lassen sich mit Booleschen Operatoren wie „UND“ oder „ODER“ verbinden. Auf diese Weise werden die Filter zu einer wichtigen und mächtigen Funktion in Todoist, mit der sich wiederkehrende Ansichten leicht programmieren lassen.
Eigene Filter für GTD mit Todoist erstellen
Ich habe mir einige Filter in Todoist zusammengebaut, die ich für GTD sehr hilfreich halte. Die Filter in Todoist lassen sich sehr flexibel gestalten, wenn man denn die Syntax kennt. Diese wird auf der offiziellen Seite von Todoist gut erklärt. Hilfreiche Filter können z.B. sein:
- Priorität 1 und ein bestimmter Kontext (Todoist Filter: priority 1 & etikettname)
- Priorität 1 und diese Woche (Todoist Filter: priority 1 & (overdue, 7 days) )
- anderen Personen zugewiesen (Todoist Filter: :to_others:)
Für Getting Things Done ist es wichtig, dass alle Aufgaben in einen bestimmten Kontext kommen. D.h. Aufgaben ohne Etikett laufen Gefahr, nicht bearbeitet zu werden. Daher habe ich mir auch einen Filter für „Aufgaben ohne Etikett“ gebaut:
Todoist Filter für "Aufgaben ohne Etikett": Abfrage "nolabels"
Mit dieser Abfrage erhalte ich alle kontextlosen Aufgaben, die ich dann in einem Rutsch (Stichwort „Wöchentlicher Rückblick“) zuordnen kann. Auf die gleiche Art kann man natürlich auch projektlose Aufgaben finden und diese dann zuordnen.
Wer Etiketten (Kontexte) für einzelne Personen eines zusammengehörenden Teams angelegt hat, kann mit der Filterfunktion und dem Booleschen Operator „UND“ diese Personen wieder zu einem „Team-Filter“ zusammen. Das erhöht die Übersichtlichkeit, z.B. in Team-Meetings, wo man dann nicht von Kontext zu Kontext (Etikett zu Etikett) springen muss, sondern sich des Filters bedient:
Todoist Filter für "Etiketten zusammenfassen: Abfrage "@etikett 1 OR @etikett 2 OR @etikett 3" usw.