Inbox-Zero-GTD
Getting Things Done: Eine leere Inbox ist immer ein gutes Zeichen. Bedeutet es doch, die Aufgaben bereits in das System zugeordnet zu haben und sich somit Freiraum für die eigentliche Arbeit geschafft zu haben.

Jeder kennt die Herausforderungen des Alltags: To Dos, Projekte, wichtige Telefonate, E-Mails und viele Aufgaben mehr stehen an. Doch wie wird man dieser Aufgabenflut Herr und agiert souverän statt nur gestresst und getrieben zu reagieren? Getting Things Done ist ein System, welches einem Souveränität über das eigene Handeln ermöglicht. Hier erkläre ich die Grundprinzipien und fünf Tipps für den schnellen Start.

Die Vorteile von Getting Things Done

In einer Welt voller vielfältiger Tätigkeiten, Anforderungen, Herausforderungen und komplexen Arbeitswelt ist es von elementarer Wichtigkeit, den Überblick über die eigenen Vorhaben und Aufgaben zu behalten.

Wer den Überblick verliert, läuft Gefahr, sich zu verzetteln, unwichtige Dinge zu erledigen anstatt die großen Themen zu bewegen, zu prokrastinieren (Aufschieberitis). Mentale Belastungen und Dauerstress können die Folgen sein. Es können Gefühle der Ohnmacht entstehen, vielleicht sogar Burn Outs entstehen.

Getting Things Done ist ein Kompass im Alltag.
Getting Things Done ist ein Kompass im Alltag.

Wer jedoch ein System hat, mit dem der Überblick über die Anforderungen gelingt, hat folgende Vorteile:

  • Stressfrei in einer komplexen Umwelt agieren können, statt zu reagieren.
  • Fokussiert ein Thema bearbeiten können, ohne permanent an die anderen (unerledigten) Aufgaben und Probleme denken zu müssen.
  • Vom Getriebenen seiner Aufgaben und Probleme zum „Master und Commander“ des eigenen Lebens zu werden.

Getting Things Done Zusammenfassung: So einfach ist es

Das System Getting Things Done (GTD) von David Allen basiert auf einigen wenigen und einfach umzusetzenden Regeln. Die wichtigste lautet: Alles muss aufgeschrieben werden, egal um was es sich handelt. Denn dann ist es aus dem Kopf und der kann wiederum für die wirklich kreativen Prozesse genutzt werden, anstatt sich das unendlich viele Zeugs merken zu müssen. Oder wie das Credo von David Allen lautet: „Your mind is for having ideas, not holding them.“

Die Grundüberlegung von Getting Things Done ist, alle – wirklich alle To Dos – in ein leicht verfügbares System zu übertragen und zu ordnen. Wenn man die Gewissheit hat, dass alle Aufgaben dort liegen, hat man automatisch Vertrauen in dieses System und nutzt es dauerhaft. Wenn Zweifel aufkommen, ob wirklich alle Aufgaben in dem System vorhanden sind, wird man dem System hingegen nicht vertrauen – und die Nutzung im schlimmsten Fall einstellen.

Die fünf Schritte von Getting Things Done

Getting Things Done besteht im Wesentlichen aus fünf Schritten:

  1. Sammeln: Es ist von zentraler Bedeutung, wirklich alle Vorhaben und Todos an einem zentralen Ort zu haben. Das kann ein elektronisches System wie z.B. Todoist sein oder auch ein analoges System wie z.B. eine Inbox. Wichtig ist, dass wirklich alle Informationen in dieser Sammlung auftauchen: Zeitschriften, die man gerne lesen möchte, USB-Sticks mit Informationen für das nächste wichtige Projekt, handschriftliche Todos für das geplante Grillfest usw.
  2. Verarbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsehen
  5. Erledigen

Eingangskorb und erste Bearbeitung

Das Getting Things Done Prinzip funktioniert, wenn wirklich alle Aufgaben aufgeschrieben werden. Dazu empfiehlt es sich, einen Eingangskorb einzurichten. Dieser Eingangskorb kann virtueller Natur sein (z.B. ein Evernote Dokument oder die „Aufgabe hinzufügen“ Funktion von elektronischen To Do Listen wie z.B. ToDoist) oder / und ein physisch vorhandener Postkorb, in dem du einzelne Aufgaben zunächst sammeln kannst. Ich selbst habe auch immer ein kleines Notizbuch von X17 im Format Din A6 bei mir. Dort schreibe ich Dinge, die mir einfallen, rein und übertrage sie später zu fest definierten Zeitpunkten in das GTD-System.

Anschließend gilt es, die Aufgaben aus dem Eingangskorb erstmals zu bearbeiten. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Arbeite von oben nach unten
  • Immer nur eine Aufgabe auf einmal nehmen
  • Nichts in den Eingangskorb zurücklegen

In dieser Phase geht es zunächst noch nicht um die Erledigung der Aufgaben, sondern lediglich um eine erste Sichtung. Manche Dinge benötigen z.B. eines Anrufes – also kommt der Punkt auf die Anrufe-Liste. Andere Dinge können evtl. auch weggeworfen werden. Hier ist eine weitere Regel von besonderer Wichtigkeit:

Alles, was in zwei Minuten erledigt werden kann, wird direkt jetzt bearbeitet.

Listen und der Kontext von Getting Things Done

Die Aufgaben aus dem Eingangskorb können nun in diverse Listen übertragen werden. Listen sind ein zentrales Element von Getting Things Done. So wird sichergestellt, dass wirklich keine Aufgabe vergessen wird. Dabei gibt es keine Einschränkung, wie die Listen benannt oder gestaltet werden. Wichtig ist, dass du dich mit dem System wohl fühlst. Aus meiner Erfahrung heraus haben sich jedoch kontextbezogene Listen als sehr gut geeignet gezeigt. Kontexte können z.B. „Anrufe“, „Unterwegs“, „im Büro“ oder „am Computer“ sein.
Der Vorteil dieser Sortierung liegt in der Verfügbarkeit der Arbeitsmittel und der notwendigen Umgebung. Es ist nämlich nicht sehr produktiv, eine sehr lange Liste mit vielen Tätigkeiten für das Büro durchzusehen, wenn ich gerade unterwegs bin. Stattdessen kann ich mir z.B. die Anrufe-Liste nehmen, weil ich gerade die Zeit habe, zu telefonieren.

Listen, die unterschiedliche Kontexte abbilden, sind außerdem schnell in der Durchsicht. Wenn ich Zeit für Telefonate habe, muss ich nur die Liste „Anrufe“ zur Hand nehmen und weiß direkt, wen ich zu welchem Thema anrufen kann. Wenn ich unterwegs bin, kann ich mir die Liste mit den Aufgaben vornehmen, die ich unterwegs erledigen kann (z.B. eine Bestellung abholen oder einkaufen gehen).

Wichtig: Alle Aufgaben müssen in das System übertragen werden, damit es funktioniert. Wenn bei dir Zweifel an der Vollständigkeit aufkommen, wirst du das System nicht nutzen.

Aufgaben erledigen

Wie soll man bei der Erledigung der Aufgaben nun vorgehen? Denn immerhin gibt es ja auch Termine und Prioritäten, die eingehalten werden müssen. Für mich hat sich das Vorgehen, welches David Allen vorschlägt, bewährt:

  1. Ich gehe zunächst die Kontexte durch, die ich derzeit bedienen kann.
  2. Anschließend schaue ich nach der mir zur Verfügung stehenden Zeit. Es ergibt schließlich keinen Sinn, eine lange Aufgabe anzugehen, wenn in fünf Minuten ein Meeting ansteht.
  3. Ein wichtiges Kriterium für produktives Arbeiten ist dann die mir zur Verfügung stehende Energie. Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern, erledige ich in der Regel dann, wenn ich eine Hochphase habe, z.B. früh am Morgen.
  4. Als letzten Sortierpunkt bei der Aufgabenerledigung gehe ich dann nach der Priorität und der Terminierung vor.

Da ich immer intuitiv alle vier Kriterien bei der Aufgabenbearbeitung berücksichtige (Kontext, Zeit, Energie und Priorität), vergesse ich auch keine Aufgaben und kann selbst sehr dringliche Themen entspannt erledigen. Wichtig: Die Aufgabe muss klar definiert und nicht zu global gehalten werden. Ansonsten ist der nächste Schritt nicht klar und im Zweifel wird das Thema gar nicht angepackt.

Projekte in Getting Things Done

Dinge, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen, sind per Definition ein Projekt. Für kleinere „Projekte“ mit zwei bis drei Einzelaufgaben lege ich allerdings keine Projektübersicht an. Das wäre überadministriert. Für die großen Projekte ist eine gesonderte Projektliste aber absolut sinnvoll. Denn im Bereich der „Aufgaben-Erledigung“ befindet man sich im täglichen Doing und kann schnell – trotz effizienter Bearbeitung – den Überblick verlieren. Daher empfehle ich, die Projektliste zu pflegen und mind. einmal wöchentlich drauf zu schauen, um eine höhere Vogelperspektive einnehmen zu können. Das hilft bei der Richtungsbestimmung, frei nach dem Zitat von Zig Zigler:

„Lack of direction, not lack of time is the problem. We all have 24 hours a day“

Der Kalender

Der Kalender ist ein wichtiges Instrumentarium im Getting Things Done. Allerdings gibt es klare Bedingungen, was in den Kalender gehört:

  • Alles, was zu einer bestimmten Uhrzeit fällig ist,
  • alles, was an einem bestimmten Tag zu tun ist,
  • Informationen, die sich auf einen bestimmten Tag beziehen

„Was in den Kalender reingeschrieben wird, muss an diesem Tag geschehen – oder nie!“

Somit ist klar, dass es keine täglichen To Do Listen gibt, sondern die Listen zeitunabhängig geführt werden. Dies beugt der täglichen „To Do Depression“ vor, die viele Menschen am Abend häufig bekommen, wenn sie in der täglichen To Do Liste sehen, was sie alles nicht geschafft haben.

Meine persönlichen Erfahrungen mit Getting Things Done

Ich arbeite mittlerweile fast zwei Jahre mit dem System GTD von David Allen und bin immer noch dabei geblieben – das spricht für mich eine eindeutige Sprache. Mir sind die Mechanismen so in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich von einer starken Gewohnheit bei der Nutzung von Getting Things Done sprechen kann.  Meine Tätigkeiten gehen mir durch das Verschriftlichen leichter von der Hand und ich kann mich auf das Wesentliche, Wichtige und Dringliche konzentrieren. Da ich wirklich jede Tätigkeit in das System übertrage, erhalte ich mir so auch einen Freiraum für kreatives Arbeiten und für die Umsetzung neuer Ideen. In Summe möchte ich das System nicht mehr missen. Vielmehr mache ich mir regelmäßig Gedanken, wie ich das System für mich noch weiter verbessern kann.

Ich empfehle das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen für alle, die mehr über Getting Things Done lernen möchten.

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