Effektive Meetings vorbereiten, durchzuführen und nachzubereiten , ist eine Kunst für sich. Ein wesentlicher Zeit- und Produktivitätskiller in Organisationen ist häufig eine unzureichende Meetingkultur. Mit diesen Regeln für effektive Meetings in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung gelingt es, alle Teilnehmer optimal zu informieren, Aufgaben zu verteilen und Projekte voranzubringen. Das fördert die Motivation und damit die Leistungsfähigkeit der Teams und kommt Unternehmen direkt zu Gute.

Tipps für effektive Meetings
Tipps für effektive Meetings – so wird es zielführend und konstruktiv unter Einhaltung zeitlicher Vorgaben.

Effektive Meetings und Produktivität – ein Überblick

In Unternehmen – so das Wirtschaftsmagazin „Brand Eins“ werden – je nach Hierarchiestufe der Mitarbeiter zwischen 2,4 Stunden und 36 Stunden (Top-Management) in Meetings pro Woche verbracht. Mindestens die Hälfte – so Brand Eins weiter – sei nachweislich unproduktiv. In Folge dessen sinke die Motivation der Mitarbeiter massiv. Ja, mehr noch: Wer zu häufig in unproduktiven und schlecht moderierten Meetings seine Zeit verbringe, so Simone Kauffeld von der TU Braunschweig, laufe Gefahr, seelisch krank zu werden.

Die Ursachen sind häufig in einer fehlenden oder schwach ausgeprägten Meetingkultur begründet. Wenn es weder formale Anforderungen an Meetings gibt, noch die Mitglieder einer Organisation eine gelebte Meetingkultur verinnerlicht haben, werden Besprechungen schnell zu einer Art Kaffeeklatsch, in der viel geredet aber nichts besprochen wird. Ein Highlight meiner eigenen Erfahrung: Das Meeting war ursprünglich auf 60 Minuten angesetzt. Nach 35 Minuten waren alle Themen besprochen. Die Frage des Moderators: „So, jetzt haben wir noch 25 Minuten übrig. Was besprechen wir noch?“

Doch nicht erst seit den letzten Jahren befassen sich viele Menschen mit dem Geheimnis effektiver und gut durchgeführter Besprechungen. Schon in den 1970er Jahren gab es entsprechende Tipps und Regeln in größeren Unternehmen. So fand beispielsweise Manager Magazin Redakteurin Maren Hoffmann in dem Nachlass ihres Vaters einen Zettel mit wichtigen Meeting-Regeln aus dem Jahr 1976.

Nun lassen sich Besprechungen, Meetings, JourFixe und ähnliche Zusammenkünfte nicht immer vermeiden. Oft sind Meetings ja durchaus notwendig. Damit jedoch diese Besprechungen so zielführend wie irgend möglich ablaufen können, möchte ich die nachfolgenden Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Medtings geben. Aus eigener Erfahrung spreche ich diesen Tipps eine große Nützlichkeit zu.

Die Vorteile von gut durchgeführten Meetings

Gut durchgeführte und damit effektive Meetings haben vielerlei Vorteile – sowohl für die eigene Person des Moderators als auch für die Teilnehmer/das Team und das Unternehmen. Auf persönlicher Ebene macht man sich mit einer guten Meetingkultur einen guten Namen bei den Kollegen und im Unternehmen. Wer die Zeit und die Nerven der Kollegen schont, wird gewertschätzt und bei zukünftigen Projekten ebenfalls gerne befragt. Auch die Teamkollegen und die anderen Teilnehmer von guten Meetings werden eine gute Moderation schätzen und werde in der Regel froh sein, wieder an die „eigentliche Arbeit“ zu gehen. Von der gestiegenen Motivation und damit einem besseren Arbeitsergebnis ganz zu schweigen. Das kommt natürlich auch dem Unternehmen zu Gute, wie oben schon gezeigt wurde. Im Schnitt kann man rechnen, dass pro Minute und Mitarbeiter ein Meeting 1,- EUR kostet. Da kommt schnell eine beträchtliche sechs- oder siebenstellige Summe zusammen, die man sparen kann, wenn man die Meetings im Schnitt um 30% bis 50% verkürzen kann.

Arten von Meetings

Es gibt unterschiedliche Arten von Meetings:

  • Informationsmeetings: In denen geht es darum, eine Gruppe über eine aktuelle Sachlage oder ein Projekt zu informieren.
  • Entscheidungsmeetings: Hier sollen für das jeweilige Thema wichtige Entscheidungen getroffen werden, damit das Projekt in die ein oder andere Richtung weiter entwickelt werden kann
  • Brainstorming- bzw. Kreativitätsmeetings:  Hier geht es um das Entwickeln neuer Ideen und Impulse zu einem Thema.

Je nach Art der Besprechung entscheiden sich die nächsten Planungsschritte. Das fängt bei der Auswahl der richtigen Teilnehmer an. So hilft es wenig, wenn bei einem Entscheidungsmeeting keine Entscheidungsträger anwesend sind. Andererseits ist es sinnvoll, bei einem Kreativitätsmeeting auch Menschen einzuladen,  die einem Thema positiv gegenüber eingestellt sind und auch in anderen Situationen bereits Lösungsvielfalt gezeigt haben.

Die Art der Einbeziehung ist ebenfalls je nach Meeting vorzubereiten. Für ein Informationsmeeting eignet sich ggf. eine Präsentation, die frontal gehalten wird. Bei einnem Brainstorming müssen alle Teilnehmer einbezogen werden und daher wird auch die Räumlichkeit anders aussehen.

Meetings vorbereiten

Effektive Meetings fangen mit einer guten Vorbereitung an. Dazu zählen u.a. folgende Punkte:

Die richtigen Teilnehmer für eine Besprechung

Die Grundregel für die Einladung von Teilnehmern sollte lauten: Nur wer etwas beitragen kann bzw. beitragen wird, muss auch eingeladen werden. Wer nichts sagt, braucht auch nicht eingeladen zu werden. Auf diese Weise werden die Meetings klein und effizient gehalten. Später lässt sich ein größerer Personenkreis mit dem Protokoll unterrichten. Die US-Armee hat einmal herausgearbeitet, dass aus ihrer Sicht Meetings mit mehr als acht Personen ineffizient sind.

Die richtigen Teilnehmer sind insbesondere die jeweiligen Fach-Experten auf dem Gebiet sowie notwendig die entsprechenden Entscheider. Alle weiteren Stakeholder eines Projekts oder einer Besprechung können dann im Nachgang über das Protokoll informiert werden.

Bei längeren Meetings empfiehlt es sich, mit Hilfe der Agenda Zeiten für einzelne Teilnehmer festzulegen. Müssen wirklich alle Teilnehmer einer Besprechung die ganze Zeit über anwensend sein oder reicht es aus, wenn einzelne Personen nur für eine bestimmte Zeit anwesend sein müssen? Das entlastet die Person in ihrer täglichen Arbeit und erhöht die Effektivität von Meetings ungemein.

Agenda und Ziele eines Meetings festlegen

Verschicken Sie im Vorfeld eine Agenda. So können sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten und konstruktive Beiträge bringen. Die Agenda eines Meetings sollte die wichtigsten Punkte, die besprochen werden sollen, stehen. Es empfiehlt sich außerdem bei längeren Meetings und entsprechender Agenda den einzelnen Tagesordnungspunkten eine Zeit zuzuteilen, in der dieses Thema behandelt werden soll. Dies bietet zweierlei Vorteile:

  1. Schon im Vorfeld erkennt der Organisator einer Besprechung, ob die Zeitvorgabe für das jeweilige Thema überhaupt realistisch ist. Wer beispielsweise „Strategiefindung“ auf der Agenda hat und diesem Tagesordnungspunkt lediglich 15 Minuten einräumt, kann erkennen, dass dieses Vorgehen auf jeden Fall scheitern wird. Besser wäre es dann andere Punkte zu streichen oder den Punkt selbst von der Agenda in eine separate Besprechung zu bringen.
  2. In einer Besprechung kann der Moderator dank der vorher bekannten Zeitvorgabe elegant moderieren und ausufernde Diskussionen mit dem Hinweis auf die fortgeschrittene Zeit unterbrechen und so auf den nächsten Agenda-Punkt kommen.

Die Agenda sollte dabei die wichtigsten Punkte oben enthalten und dann der Wichtigkeit der Themen nach unten geschrieben werden. Um die Motivation der Teilnehmer nicht zu gefährden, sollte die Agenda auch nicht zu viele Punkte beinhalten. 30 Tagesordnungspunkte für 1,5 Stunden Meeting sind einfach unrealistisch und verhindern effektive Entscheidungsfindung – siehe oben. Ein weiterer Vorteil einer Agenda ist die Tatsache, dass man sich selbst als Organisator des Meetings auch fragt, was wirklich wichtig ist. Nur so lässt sich die Besprechung dann vernünftig moderieren und leiten.

Darüber hinaus hat es sich aus meiner Erfahrung als sinnvoll erwiesen, dass man auch das Ziel des Meetings nennt. Ziele können z.B. eine Entscheidungsfindung, eine Information oder ein Sammeln von Ideen sein. Das fokussiert die Diskussion und man kann elegant als Moderator abschweifende Momente wieder „einfangen“, indem man auf die ursprüngliche Zielsetzung verweist. Dieses Vorgehen ermöglicht allen Teilnehmern eine optimale Vorbereitung und auch eine Einschätzung, in welchem Umfang eine Teilnahme erforderlich ist oder ob es ggf. reicht, nur zu einem bestimmten Teil des Meetings zu erscheinen, um seinen Beitrag zu leisten.

Vorbereitung durch die Teilnehmer kommunizieren

Wichtig bei der Planung der Agenda und Ziele: Teilen Sie den Teilnehmern des Meetings im Vorfeld mit, was Sie zur Vorbereitung erwarten. Müssen die Teilnehmer vorher ein bestimmtes Dokument oder eine Präsentation gelesen haben, um im Bilde zu sein, sollte dies ausdrücklich kommuniziert werden. Dabei sollte die Agenda für die Besprechung rechtzeitig versendet werden, spätestens 48 Stunden vor dem Termin wäre angebracht, wenn man ernsthaft eine gute Vorbereitung der Teilnehmer wünscht.

Zeitrahmen für ein Meeting

Machen Sie sich über die voraussichtlich benötigte Zeit Gedanken. Viele Terminplanungstools wie Outlook etc. setzen bei der Meetingplanung standardmäßig eine Stunde an. Benötigen Sie wirklich soviel Zeit? Erfahrungsgemäß neigt man anschließend dazu, die Zeit zu „verquatschen“, obwohl man schon alles besprochen hat. Das ist ineffektiv. Sinnvoll ist daher eine vorherige Zeitplanung und ggf. sollte etwas weniger Zeit angesetzt werden. 30 Minuten sollten für die meisten Fälle reichen. Manchmal kann man sogar mehr erreichen, wenn man die Zeit absichtlich verknappt, die für das Meeting eingeplant ist. Auf diese Weise können die Teilnehmer zu einem konzentrierten Arbeiten gebracht werden.

Ausreichend Pausen einplanen

Bei längeren Meetings empfiehlt es sich, regelmäßig Pausen einzuplanen, um die Konzentration stabil zu halten. Je nach Art des Meetings sollte spätestens nach 90 Minuten eine Pause von ca. 15 Minuten vorgesehen werden.

Sitzen, stehen, laufen in Meetings

Stuhlkreis statt Tische: Wer mehr Diskussion und weniger PowerPoint in seinen Meetings benötigt, dem kann ich einen Stuhlkreis empfehlen. Alle Teilnehmer können sich ansehen und dem jeweils anderen gut zuhören. Die fehlenden Tische haben übrigens auch noch einen anderen Vorteil: Die fehlende Ablagefläche erhöht die Hemmschwelle, elektronisches Kleingerät (Smartphones, Tablets, Laptops) hervorzuholen und abgelenkt darauf herumzudrücken.

Meetings im Stehen abhalten: Allen Bluedorn und seine Kollegen von der Universität von Missouri haben in einer groß angelegten Studie 1999 herausgefunden, dass Besprechungen, die im Stehen abgehalten werden, mit bis 34% signifikant kürzer als „sitzende“ Besprechungen sind und darüber hinaus mindestens genauso gute Ergebnisse produzieren. Es empfiehlt sich also, das ein oder andere Meeting im Stehen abzuhalten und so effizienter und effektiver zugleich zu machen.

Meetings im Laufen: Bei kleineren Teilnehmerkreisen kann ich auch empfehlen, die Besprechung im Laufen abzuhalten. Das fördert die Kreativität, weil man aus der gewohnten Umgebung herauskommt und Körper und Geist überdies durch die Bewegung, die frische Luft und den angeregten Kreislauf besser funktionieren. Am Ende werden diese Meetings zielführender sein, als sich bei einer Tasse Kaffee in die gewohnten Stühle zu setzen. Voraussetzung für eine Besprechung im Laufen ist ein hinreichend kleiner Teilnehmerkreis. Ich persönlich empfehle max. drei bis vier Personen.

Mindmap effektive Meetings
Tipps für effektive Meetings in einer Mindmap übersichtlich zusammengefasst.

Videokonferenzen

Nicht immer ist eine persönliche Anwesenheit aller Teilnehmer sinnvoll oder möglich. Hier helfen Videokonferenzen. Diverse Anbieter wie GoToMeeting oder WebEx bieten umfangreiche Lösungen an. Diese unterstützen eine Vielzahl an Teilnehmern, Chat-Funktionen und das Teilen von Bildschirmen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise dezentral durch eine Präsentation führen oder eine Live-Demo einer Webanwendung zeigen. Eine Übersicht über kostenlose und kostenpflichtige Videokonferenz-Programme gibt einen guten Marktüberblick.

Elektronische Geräte aus Meetings entfernen

Es ist mittlerweile leider üblich, dass während eines Meetings, insbesondere mit mehr als vier Teilnehmern, sein Smartphone oder Tablet herauszuholen und darauf „herumzudrücken“. Dann werden E-Mails beantwortet, der letzte Facebook-Post wird kommentiert und viele andere ablenkende Tätigkeiten finden statt. Leider hilft das nicht, die Besprechung effizient zu halten. Daher sollten Smartphones und ähnliches Kleingerät direkt ausgeschaltet oder gar nicht erst mitgebracht werden. Wer ein solches Gerät für seine Notizen (z.B. Evernote oder Mindmaps) nutzen möchte, sollte dies in seinem eigenen Interesse auch wirklich nur dafür nutzen. Um das Verständnis der Mitstreiter zu erlangen, ist ein Hinweis hilfreich, dass man das Notebook für Notizen und Mindmaps verwendet.

Meetings durchführen

Bei der Durchführung des Meetings helfen ebenfalls ein paar Regeln, die Effektivität zu steigern. Die wichtigsten Regeln betreffen dabei die Moderation.

Moderator bestimmen

Für Besprechungen über fünf Personen empfiehlt es sich, einen Moderator zu bestimmen. Das kann die einladende Person sein, der entsprechende Projektleiter, ein Entscheider oder auch ein externer Moderator. Letztlich hängt das vom Gefüge des Teams ab und auch von der Art des Meetings. So sind z.B. Kreativ-Workshops ggf. sinnvoll durch einen externen Moderator zu begleiten, der neutral alle Beiträge der Teilnehmer aufnimmt und dafür Sorge trägt, dass alle Teilnehmer beteiligt werden.

Wichtig ist, dass dem Moderator – unabhängig von seiner Hierarchiestufe – entsprechende Kompetenzen zugebilligt werden. Dazu zählt z.B. auch das Recht, ausschweifende Redner zu bremsen oder stille Teilnehmer zur Mitarbeit zu begeistern.

Erwartungshaltungen klären

Je nach Art des Meetings kann es sinnvoll sein, zu Beginn der Besprechung die Erwartungshaltung der Teilnehmer aufzunehmen. Der Moderator kann dies mit Fragen wie z.B. „Was erwarten Sie von diesem Meeting?“ oder „Was müsste geschehen, damit Sie dieses Meeting als erfolgreich bezeichnen würden?“ einleiten. Der Moderator des Meetings kann dann entweder die Punkte selbst auf ein Flipchart schreiben oder die Teilnehmer können mit Hilfe von Textkarten ihre Erwartungshaltung selbst aufschreiben und dann auf eine Pinnwand heften und dabei erläutern.

Wichtig dabei ist, dass zum Ende des Meetings der Moderator diese Erwartungshaltungen erneut aufgreift und mit den Teilnehmern zusammen klärt, ob die Erwartungen erfüllt wurden. Dazu kann die Pinnwand erneut hervorgeholt werden und jeder Teilnehmer teilt mit, ob seine Erwartung erfüllt wurde. Sofern Punkte nicht erfüllt werden konnten, muss geklärt werden, wie mit dem offenen Punkt bzw. der enttäuschten Erwartung umgegangen werden soll.

Jeder Teilnehmer trägt zum Gelingen bei

Jeder Teilnehmer trägt etwas zum Gelingen bei. Es gibt keine Personen, die einfach nur rumsitzen. Der Moderator sorgt durch konstruktive Ansprache aller, dass dies gelingt. Wichtig dabei ist der Kommunikationsstil, der vom Moderator vorgelebt und eingefordert werden sollte. Dazu zählen z.B. wertschätzende Äußerungen statt persönlicher Kritik. Einige Hinweise zu einer gelungenen Kommunikation:

  • „Ich-“ statt „Du“-Botschaften: „Ich empfinde…“
  • Ideen nicht zerreden, sondern konkrete Verbesserungsvorschläge dazu machen.
  • Kollegen ausreden lassen, ihnen nicht ins Wort fallen

Grundsätzlich empfiehlt sich die Leitsätze der lösungsorientierten Kommunikation umzusetzen. Das ist hochwirksam und führt zu schnellen, tragfähigen Lösungen.

Tipp: Je nach Teilnehmerkreis gibt es immer wieder Personen, die ein hohes Sendungsbewußtsein haben und daher viel Redeanteil an der „Diskussion“ haben. Als Moderator sind diese Menschen manchmal schwierig zu handhaben, insbesondere wenn es sich um leitende Angestellte handelt, die den anderen vorgesetzt sind. Hier kann z.B. eine vorab definierte Redezeit vereinbart werden, damit auch wirklich alle Teilnehmer zu Wort kommen. Der Moderator achtet dann – z.B. mit einer für alle sichtbaren Uhr – auf die Einhaltung der verfügbaren Redezeit.

Pomodoro mit dem Time Timer
Redezeiten wo nötig begrenzen: Eine wichtige Regel für effektive Meetings. Am Besten mit einer für alle Teilnehmer sichtbaren Uhr.

Ein kleiner Trick für den Moderator von effektiven Meetings: Nebenthemen auf ein Flipchart aufnehmen und mit dem Hinweis: „Den Punkt möchte ich gerne notieren, damit wir ihn nicht vergessen. Lassen Sie uns dies später noch vertiefen.“ Auf diese Weise ist der Vorschlagende abgeholt und fühlt sich beachtet und dennoch kann man dann mit der Agenda des Meetings fortfahren.

Wichtig für effektive Meetings ist ebenfalls eine lösungsorientierte Kommunikation. Wer das Problem nur kurz benennt und anschließend schnell in die Lösungssuche geht, ist viel effektiver und effizienter als jemand, der das Problem ausgiebig bespricht. Schnell können auf diese Weise Meetings sehr langatmig werden, wenn zwei bis drei Personen sich in der Analyse des Problems und dessen, was NICHT geht, auslassen. Die Rolle des Moderators erfordert hier klare Führung. Formulierungen wie „Was schlagen Sie vor?“, „Wie würden Sie das lösen“ oder „Welche Ideen gibt es noch?“ können helfen, wieder lösungsorientiert zu kommunizieren und zu handeln.

Ergebnisse visualisieren

Um die Ziele des Meetings nicht aus den Augen zu verlieren, lohnt es sich, Ergebnisse und Zwischenschritte wie z.B. Brainstormings, Prozesse etc. während des Meetings zu visualisieren. Dazu eignen sich unterschiedliche Hilfsmittel wie z.B.

  1. Flipcharts und Whiteboards: Flipcharts sind „große Notizblöcke“ und können vom Moderator für das Festhalten wichtiger Informationen genutzt werden. Auch für das Anlegen von Mindmaps sind Flipcharts wunderbar geeignet.
  2. Pinnwände und Textkarten: Bei interaktiven Fragestellungen und gewünschter Aktivität der Meeting-Teilnehmer sind Karten und Pinnwand ein geeignetes Mittel. Wer z.B. Input von allen Teilnehmern erhalten möchte, kann Textkarten an alle verteilen und Stichpunkte und Ideen auf diese Karten schreiben lassen. Anschließend darf jedes Team-Mitglied nach vorne kommen und seine Punkte kommentiert an die Pinnwand hängen.
  3. Klebepunkte für schnelle Abstimmungsergebnisse: Wenn Ergebnisse auf Flipcharts oder Pinnwänden dokumentiert sind, kann der Moderator Klebepunkte verteilen, um damit über Ideen und Lösungsalternativen abstimmen zu lassen. Denkbar ist, dass z.B. jeder Teilnehmer des Meetings drei Klebepunkte erhält und diese (auch kumuliert) auf seine Favoriten klebt. So komm man schnell zu Entscheidungen und kann die favorisierten Ideen rasch weiterentwickeln.

Der Moderationskoffer

Die handwerkliche Grundlage für die Visualisierung von Ergebnissen ist der Moderationskoffer. Ein gut sortierter Moderationskoffer enthält u.a. folgende Materialien:

  • Ausreichend Marker-Stifte in unterschiedlichen Farben – mindestens so viele, dass alle Teilnehmer eines Meetings auch auf Kärtchen schreiben können.
  • Eine ausreichende Anzahl an Kärtchen. Dazu zählen auch unterschiedliche Formen und Farben.
  • Pin-Nadeln zum Anheften der Karte an die Pinnwände.
  • Klebepunkte für schnelle Abstimmungen und Markierung von Kärtchen.
  • Zentral-Karten wie z.B. große „Denkblasen“, die als Zentrum für eine Mindmap genutzt werden können.
  • Leicht lösliches Klebeband, z.B. Malerkrepp
Moderationskoffer
Ein Moderationskoffer ist unerlässliches Werkzeug für den Moderator längerer Meetings. Er hilft bei der Visualisierung von Arbeitsergebnissen und der interaktiven Beteiligung von Teilnehmern.

Es werden Entscheidungen getroffen

Nichts ist ineffektiver, als Entscheidungen zu vertagen, um dann wieder ein Meeting anzusetzen. Ein gutes Mittel, um Entscheidungen herbeizuführen, ist die Abstimmung. Der Moderator sammelt zunächst die Alternativen (ohne Bewertungen vorzunehmen oder zuzulassen) und dann wird darüber  per Handzeichen abgestimmt. Das ist sehr effektiv und schnell. Auf diese Weise wird verhindert, dass das Meeting mit „hätte“ und „sollte“ blockiert wird. Sollte schon bei der Planung eines Meetings absehbar sein, dass wichtige Entscheidungsträger nicht anwesend sind, sollte das Meeting vertagt werden.

Der Ideenspeicher für Exkurse

Sollte die Diskussion an der ein oder anderen Stelle abzugleiten drohen, nehmen Sie als Moderator den Punkt auf (z.B. auf dem Flipchart) und stellen ihn zunächst zurück. Wenn später noch Zeit ist, kann der Punkt behandelt werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass man „vom Stock auf’s Stöckchen“ kommt und sich immer mehr in Nebensächlichkeiten bzw. anderen Themen verliert. Darüber hinaus ist der Ideenspeicher auch eine Form der Wertschätzung: Ein Besprechungsteilnehmer wird durch die Aufnahme seines Punktes nicht einfach „abgewürgt“, sondern erhält durch das Aufschreiben des Punktes, der ihm wichtig ist, entsprechende Wertschätzung. Das erhöht auch die „Moral“ der Meeting-Mannschaft.

Termine festlegen

Legen Sie Termine für die Aufgaben fest. Für eine gute Durchführung der besprochenen Aufgaben ist es wichtig, dass neben den Verantwortlichkeiten auch die Termine definiert werden, zu denen die Aufgaben erledigt werden sollen. So wird man bei jedem weiteren Meeting einen echten Fortschritt des Projekts feststellen können. Sollten Termine nicht eingehalten werden, können die Ursachen konstruktiv besprochen werden. Ausreden wie „Ich wußte nicht, dass das bis heute fertig werden sollte.“ müssen dann nicht (unsachlich und persönlich) diskutiert werden.

Meetings nachbereiten

Nach dem Meeting sollten im Idealfall ebenfalls einige Punkte beachtet und durchgeführt werden. Dazu gehören u.a.:

Schnelles Feedback am Ende einer Besprechung

Fragen Sie als Moderator am Ende eines Meetings die Teilnehmer, wie diese das Meeting bzw. das Ergebnis empfunden haben. Dabei können Sie z.B. die Begrenzung auf einen Satz fordern: „Was war für Sie das wichtigste? Einen Satz bitte!“ Wichtige Regeln bei einer solchen Form des schnellen Feedbacks sind:

  1. Jeder bitte nur einen Satz.
  2. Keine Diskussion.
  3. Wer nichts sagen möchte, gibt weiter. Also kein Zwang.

Protokoll schreiben

Das Protokoll muss nicht lang und ausufernd geschrieben werden. Bewährt haben sich Vorlagen, in denen das „Was“ festgehalten wird, „wer“ macht es und „wann“ wird es gemacht. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten des Meetings, welche Erwartungshaltung an den einzelnen gelegt ist. Das Protokoll wird anschließend sowohl an die anwesenden Teilnehmer als auch ggf. an Dritte verschickt, die entweder informiert oder aktiv handeln sollen. Wichtig ist bei der Formulierung, dass konkrete Handlungen daraus auch für Abwesende ersichtlich sind. Aussagen wie „xy stellte die Idee z vor“ sind wenig hilfreich. Wichtig für das Meeting-Protokoll wäre hier z.B. was die Gruppe der Anwesenden daraus ableitet und ob ggf. noch etwas zu erledigen ist.

Das Nachhalten des Meeting-Protokolls ist natürlich besonders wichtig und es kann lohnenswert sein – z.B. bei Regelmeetings – mit dem alten Protokoll zu beginnen und kurz die Punkte anzusprechen, ob diese erledigt wurden oder ob es noch Klärungsbedarf gibt. So gelangt man auch in diesem Bereich zu effektiven Meetings und klaren Ergebnissen.

Wer mit dem Thema Mindmapping vertraut ist, dem empfehle ich ein Protokoll in Form einer Mindmap anzufertigen. Am besten in digitaler Form. Das geht unglaublich schnell und ist zudem noch sehr übersichtlich.

Artikel hilfreich?