Vorteile und Anwendung von Mindmaps
Mindmaps bieten zahlreiche Vorteile bei der Bewältigung von Projekten, Brainstormings oder Meetingbesprechungen.

Mindmaps sind eine nonlineare Methode, um Notizen anzufertigen. Durch ihre Übersichtlichkeit und die gehirnfreundliche Notation gelangt man mit Mindmaps schnell zu brauchbaren Ergebnissen und darüber hinaus gewinnt man mit Mindmaps sensationell viel Zeit. Wie man Mindmaps richtig macht, zeigt diese Anleitung.

Ich habe beruflich mit vielen gleichzeitig laufenden Projekten, zahlreichen Meetings und To Dos zu tun. Auf der Suche nach einem Weg, alles vernünftig und noch effizienter zu handhaben, habe ich die Mindmap für mich entdeckt.

Welche Vorteile bieten Mindmaps?

Mindmaps haben gegenüber einer herkömmlichen Notizen viele Vorteile.

Mindmaps sind schnell und sparen Zeit

Wer Mindmaps einsetzt, gewinnt an Geschwindigkeit. Das beginnt schon beim Brainstorming über ein Thema, zu dem man seine Gedanken in einer Mindmap strukturiert aufschreibt. Wer seine Meeting- und Gesprächsprotokolle mit Mindmaps anfertigt, gewinnt auch später sehr viel Zeit. Nämlich dann, wenn es darum geht, die Ergebnisse vorangegangener Besprechungen wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Mindmaps sind übersichtlich

Eine Mindmap ist übersichtlich und kann übersichtlich ergänzt werden. Die nichtlineare Darstellung entspricht deutlich mehr unserer Auffassungsgabe als ein Text, der in Prosa geschrieben ist. Dadurch gewinnt man deutlich an Geschwindigkeit. Menschen, die regelmäßig Mindmaps anfertigen und nutzen, sind daher deutlich produktiver und verlieren selten den Überblick über die relevanten Aufgaben, sei es privat oder beruflich. Darüber hinaus sind Mindmaps flexibel in der Handhabung und Gestaltung. In der Praxis sieht es häufig so aus, dass ein Thema, welches scheinbar schon abgehandelt ist, nochmals wieder aufgegriffen wird. Eine Mindmap bietet hier den Vorteil, die neuen Gedanken übersichtlich in das alte Schema zu bringen.

Mindmaps bewahren vor Stress

Wer regelmäßig Mindmaps schreibt, ist weniger damit beschäftigt, sich die Dinge zu merken. Alle relevanten Informationen zu einem Thema kommen schlicht in eine Mindmap. Wenn man dann den Überblick benötigt, öffnet man seine Mindmap und hat alle relevanten Informationen zur Hand. Das ist deutlich effizienter und effektiver als intuitives Management. Damit haben Mindmaps eine ähnliche Wirkung wie z.B. Getting Things Done. Die Gefahr, Dinge zu vergessen, ist mit einer Mindmap relativ schnell gebannt.

Mindmaps sind universell einsetzbar

Eine hohe Vielseitigkeit in den Anwendungen zeichnet Mindmapping aus – nahezu jedes Thema oder jede Aufgabe kann mit Hilfe von Mindmaps bearbeitet werden. Dazu weiter unten mehr. Notizen werden strukturiert dargestellt und verlieren so auch mit größerem Umfang nicht an Übersichtlichkeit. Das ist ein großer Pluspunkt. Insbesondere, wenn es gilt, viele Punkte festzuhalten oder die Mindmap im Projektgeschäft einzusetzen. Dann kommen immer wieder neue Aspekte hinzu und die Übersichtlichkeit ist weiterhin gewährleistet.

Mindmaps versus normale Notizen

Herkömmliche Notizen, die linear runtergeschrieben werden, haben den Nachteil, dass Ergänzungen, die im Laufe von Diskussionen und Meetings entstehen, nur schwer eingefügt werden können und die Mitschrift unübersichtlich wird. Am Ende hat man dann einen Zettel mit Aufgaben, Informationen und Ideen, der nichts mehr wert ist, weil man diese nicht mehr entziffern kann bzw. im Wust der anderen gleichartigen Notizen untergeht. Das Wesentliche gerät unter die Räder und wird vergessen bzw. nicht bearbeitet. Dies gilt im Übrigen nicht nur bei der Protokollierung von Meetings, sondern auch beim Brainstorming. Unser Denken springt nun einmal von Gedanken zu Gedanken und auf diese Weise ist unsere Gehirntätigkeit alles andere als linear – keine guten Voraussetzungen für normale Notizen.

Mindmaps bieten die Lösung

Eine Mindmap hilft auf Grund der nonlinearen Notation, alle Gedankengänge gleichberechtigt zu sortieren und dabei sowohl die linke als auch die rechte Gehirnhälfte einzubeziehen. Die linke Gehirnhälfte ist eher linear, sequentiell orientiert, während die rechte über Bilder, Raum und ganzheitliche Darstellungen angesprochen wird. Das sollte man dann auch bei der Anfertigung von Mindmaps entsprechend nutzen. Erfahrene Mindmapper schreiben also nicht nur, sondern visualisieren auch mit Skizzen, Icons und ähnlichem.

Wie funktionieren Mindmaps?

Wie ist eine Mindmap aufgebaut?

Eine Mindmap ähnelt der Tätigkeit im Gehirn und dementsprechend wird sie sinnvollerweise im Querformat niedergeschrieben. In die Mitte des Blattes schreibt man das Thema in einem kurzen Schlagwort oder einem kurzen Satz. Von dieser Wolke in der Mitte wird dann von innen nach außen alles aufgeschrieben, gemalt und verbunden, was einem zu diesem Thema einfällt.

Mindmap mit XMind
Der typische Aufbau einer Mindmap: Das Thema steht in der Mitte und von dort aus gehen die einzelnen Gedanken als Verbindungen ab.

Welche Regeln gibt es für Mindmaps?

Eine Mindmap erfordern ein paar einfache Regeln, damit sie ihre volle Effektivität entfalten kann. Dazu gehören z.B.:

  1. Papier im Querformat nutzen: Dadurch wird der Raum auf dem Papier optimal genutzt und die Mindmap spiegelt ein Stück weit das räumliche Denken wider. Das kommt der Funktionsweise unseres Gehirns sehr entgegen.
  2. Von innen in die Ecken ziehend schreiben: Beginnen Sie die Mindmap mit den wichtigsten Oberthemen und schreiben Sie diese von innen nach außen. Bewährt hat sich dabei für mich, auf dem Strich, den man nach außen zieht, das jeweilige Thema zu schreiben (z.B. in Großbuchstaben) und dann die Mindmap in einzelnen Verästelungen für das Thema weiterzuführen.
  3. Schlagworte statt Sätze verwenden: Mindmaps entfalten ihre Stärke, weil sie sehr schnell geführt werden können. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei, in Schlagworten zu arbeiten und nicht ganze Sätze zu formulieren. Durch die Schreibweise von Mindmaps reicht ein Schlagwort auch aus. Das Gehirn assoziiert später die vollen Gedanken dazu ganz automatisch. Das sollte man zumindest immer nach Möglichkeit versuchen – mir selbst gelingt das auch nicht immer.
  4. Bildsprache verwenden (z.B. eine Glühlampe malen, um Ideen zu notieren): Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte – auch und gerade bei Mindmaps ist das nur allzu wahr. Wer etwas geübt mit dem Zeichnen kleiner Icons ist, kann seine Mindmaps mit einfachen Mitteln sehr gut aufwerten. Durch Bildsprache werden Mindmaps noch aussagekräftiger und das aufgeschriebene kann besser erinnert werden. Zudem hilft es, die Mindmaps übersichtlich zu gestalten. Auch hier wieder: Das Gehirn kommt mit visuellen Darstellungen weit besser zurecht als mit Text alleine.
  5. Farben verwenden, um unterschiedliche Themenwelten, Prioritäten etc. zu trennen: Neben der Bildsprache sind auch Farben äußerst hilfreich, Mindmaps übersichtlich zu gestalten und Themenblöcke zu visualisieren. So könnte man z.B. Ziele in blau darstellen, kritische Pfade in rot und Lösungsansätze in grün schreiben. Wichtig dabei: Wenn die Verwendung unterschiedlicher Farben bei der Aufzeichnung der Mindmap (z.B. in Gesprächen) eher ausbremst, sollten Sie im ersten Schritt nur eine Farbe verwenden.

Welche Anwendungsmöglichkeiten bieten Mindmaps?

Die Anwendungsgebiete von Mindmaps sind so vielfältig wie es unterschiedliche Aufgaben gibt. Sehr gut Anwendung findet die Mindmaps beispielsweise beim Projektmanagement, in der Vorbereitung von Präsentationen, bei der Planung größerer Vorhaben (z.B. Autokauf, Reiseplanung) oder auch bei der Dokumentation zu einem bestimmten Thema. Ich selbst nutze Mindmpas für nahezu alle Bereiche, in denen ich etwas aufschreibe.

Projektmanagement mit Mindmaps

Ziele, Stakeholder, Aufgaben und Teilprojekte sowie Meilensteine und ähnliches können in einer Mindmap für Projekte sehr gut und übersichtlich festgehalten werden. Viele Mindmapping Programme wie XMind oder Mindjet bieten für das Projektmanagement mit Mindmaps nützliche Funktionen wie z.B. Ressourcenverteilung, Priorisierung oder Start- und Enddatum an. XMind kann diese Informationen dann sogar in ein GANTT-Diagramm überführen und zeitliche Abhängigkeiten aufzeigen. Das ist ein wichtiger Faktor, wenn es um die operative Exzellenz geht.

Mindmaps, die zum Projektmanagement geführt werden, sollten am besten mit einer Software gepflegt werden. Auf diese Weise können die einzelnen Teilbereiche übersichtlich aktualisiert und ggf. neu gruppert werden. Nahezu alle gängingen Mindmapping-Programme bieten darüber hinaus die Möglichkeit, an einzelne Äste (Aufgaben) auch Projektstati oder verantwortliche Personen und Timings zu hängen. Mit der digitalen Version der Mindmap kann man darüber hinaus schnell die anderen Team-Mitglieder informieren, indem man die Mindmap als PDF oder ähnliches verschickt. Manche Programme bieten auch die Möglichkeit, gemeinsam in einer Mindmap-Datei zu arbeiten.

Präsentationen mit Mindmaps vorbereiten

Welche Inhalte müssen in die Präsentation? Wer ist die Zielgruppe und was soll die Schlüsselbotschaft sein? All diese Fragestellungen bei der Erstellung einer Präsentation lassen sich in einer Mindmap viel besser bearbeiten, als wenn man vor einer leeren Powerpoint-Datei hockt und keine Ahnung hat, wie man eigentlich beginnen soll. Wer eine Mindmap-Software verwendet, kann diese Aufzeichnungen dann häufig direkt in PowerPoint exportieren und dann dort entsprechend aufhübschen. Das spart enorm Zeit bei der Erstellung von Präsentationen.

Gerade hier, wenn es darum geht, ein Thema schnell umfassend zu behandeln, entwickeln Mindmaps ihre ganze Kraft. Ich selbst habe schon lange Artikel zu einzelnen Themen sehr schnell und zielgerichtet geschrieben, weil ich als Grundlage eine Mindmap verwendet habe.

Viele Mindmap-Programme bieten für die Vorbereitung von Präsentationen bereits Mindmap-Vorlagen an, in denen die häufigsten Präsentationsthemen bereits als Äste (Knoten) in der Mindmap angelegt sind.

Entscheidungen mit Mindmaps vorbereiten

Entscheidungen sind alltägliche Aufgaben vieler Projektleiter und Führungskräfte. Gerade bei komplexen Projekten werden immer wieder Entscheidungen zu treffen sein. Um eine Entscheidung ordentlich vorbereiten zu können, bietet sich die Erstellung einer Mindmap an. Dies kann auch gemeinsam im Team geschehen, so dass dann sehr schnell über die einzelnen Entscheidungsoptionen abgestimmt werden kann ohne langanhaltende Diskussionen, die jedes Meeting blockieren können. XMind bietet z.B. eine entsprechende Vorlage an, die sehr übersichtlich über die einzelnen Lösungen und deren Vor- und Nachteile informieren kann.

Mindmap Entscheidungen vorbereiten
Entscheidungen mit einer Mindmap vorbereiten. Die einzelnen Alternativen sowie deren Vor- und Nachteile können erfasst werden. Anschließend kann darüber abgestimmt werden. (Abb.: Vorlage aus XMind)

Weitere Anwendungsmöglichkeiten von Mindmaps

  • ToDo-Listen – auch gut geeignet, wenn man mit unterschiedlichen Kontexten wie z.B. bei Getting Things Done arbeitet. Dann kann z.B. für jeden Kontext ein Ast in der Mindmap dienen.
  • Reden vorbereiten: Wer oder was soll gewürdigt werden? Formulierungen oder Anekdoten – all das lässt sich in einer Mindmap gut festhalten, die man immer wieder zur Hand nehmen kann.
  • Brainstormings dokumentieren
  • Urlaubspacklisten
  • Prozesse definieren
  • Ideen sammeln, kategorisieren und priorisieren
  • Für das Protokoll von Besprechungen

Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

Welche Programme / Apps gibt es für Mindmapping?

Mittlerweile gibt es zahlreiche (auch kostenlose) Programme für das Erstellen einer Mindmap. Für die Entscheidung zu einem Programm ist letztlich nur der benötigte Funktionsumfang und ggf. persönliche Vorlieben in der Bedienung. Viele Mindmap Programme bieten auch die Möglichkeit, die Software für eine bestimmte Zeit kostenlos zu testen.

Mindjet Mindmap Software

Ich selbst nutze beruflich unter anderem Mindjet. Die Software kostet zwar mit ca. 350 EUR etwas mehr Geld als andere Produkte, kann es aber dafür durchaus auch mit sehr leistungsfähigen Projektmanagementsoftwares aufnehmen. Neben den Grundfunktionen wie dem Erstellen von Verästelungen bietet Mindjet auch die Möglichkeit, Aufgaben Ressourcen zuzuweisen und den Bearbeitungsstand kenntlich zu machen. Eine Vielzahl von Icons für die grafische Darstellung von Mindmap-Notizen ist ebenfalls mit an Bord. Wer bei einer Mindmap auch eine Notizfunktion benötigt, kann an jedem Ast der Mindjet-Mindmap auch eine Notiz oder gar eine Datei heften. Auf diese Weise wird die Mindmap sogar zum zentralen Projektmanagement-Tool, in dem alle Fäden zusammenlaufen. Ich persönlich habe Mindjet Mindmaps schon für sehr komplexe Projekte genutzt und bin begeistert, wie übersichtlich die Aktivitäten nachzuhalten sind.

Ein großer Vorteil von Mindjet ist die große Fülle Icons, die zur Verfügung stehen. So lassen sich die Mindmaps sehr gut visualisieren. Mindjet bietet Icons für Personen, Büro, Branchen und auch Alphanummerische Icons in vielen verschiedenen Farben und Ausführungen an. Für nahezu jeden Anwendungsfall ist etwas dabei.

Mindjet kann die Dateien auf dem eigenen Cloud-Dienst ablegen und auf diese Weise können mehrere Personen an einer Mindmap arbeiten.

Mindjet mobil

Für Mindjet gibt es neben Windows und Mac auch eine App für iOS (iPhone und iPad) sowie für Android. Diese App ist kostenlos. Somit lassen sich auch Mindmaps unterwegs auf mobilen Endgeräten erstellen und anschließend am PC weiterbearbeiten (und umgekehrt). Der Funktionsumfang ist etwas weniger umfangreich als bei den Deskto-Versionen. Die Mindmaps können dann entweder in die von Mindjet eigene Cloud oder auch bei Dropbox gespeichert werden. Das Dateiformat ist zwischen Desktop und Apps kompatibel. Das ist sehr praktisch, da man dann nahtlos an einer Mindmap weiterarbeiten kann.

Wichtig beim Arbeiten mit Mindjet auf dem iPad ist das regelmäßige manuelle Speichern. Ansonsten kann es mitunter sehr lange dauern, bis eine Mindmap in Dropbox aktualisiert wurde und wenn man nicht darauf achtet und parallel auf beiden Geräten arbeitet, hat man den Bearbeitungsstand überschrieben.

Mindjet Mobile nutzt auch die Wischfunktionen von Touchscreens. Mit dem längeren Tippen auf einen Zweig in der Mindmap öffnen sich rote Pfeile in jede beliebige Richtung und man muss nur mit dem Finger in diese Richtung ziehen, um z.B. einen Unterknoten der Mindmap anzulegen. Das ist sehr hilfreich und das Erstellen von Mindmaps (z.B. als Protokoll während eines Meetings) geht leicht von der Hand.

XMind Mindmapping

Ein weiteres sehr bekanntes Programm ist XMind. Das Mindmapping Programm gibt es für Mac, Linux und Windows. Eine App ist derzeit leider nicht verfügbar. XMind gibt es als kostenlose Basisvariante sowie in zwei weiteren Ausprägungen als Plus und als Pro-Version. Die Plus-Version bietet gegenüber der Basisversion noch die Möglichkeit, die Mindmaps in verschiedenen Dateiformaten wie z.B. PDF, Word, Powerpoint usw. zu exportieren. Die Pro-Version bietet darüber hinaus noch diverse weitere Tools für Brainstorming, den Export der Gliederung, Verschlüsselungsmöglichkeiten und vieles mehr.

Die Plus-Variante von XMind kostet 69 EUR und die Pro-Version schlägt mit derzeit 89 EUR zu Buche. Wer möchte, kann darüber hinaus noch einen Upgrade- und Serviceplan erwerben, der auf jährlicher Basis mit ca. 35 EUR abgerechnet wird.
XMind lässt sich, wie Mindjet auch, mit Tastenkürzeln einfach und schnell bedienen. Die einzelnen Knoten der Mindmap werden in einem separaten Arbeitsbereich als Hierarchie angezeigt – somit ergibt sich eine Gliederung.

XMind bietet zahlreiche Vorlagen
XMind bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen Vorlagen für Projekte, To-Do-Listen, Besprechungen und vielen mehr.

Ein großer Pluspunkt ist die Integration von XMind in Evernote. Hierzu muss man dem Programm einmal Zugriff auf die Schnittstelle von Evernote gewähren und dann können Mindmaps als Grafik und als Datei in eine Evernote-Notiz gespeichert werden. Nachteil: Ein automatischer Sync dieser Notiz erfolgt meines Wissens nicht. Wenn man also nach dem Upload in Evernote die XMind-Datei noch bearbeitet, wird ein erneuter Export in Evernote fällig. Somit eignet sich diese Funktion vor allem für abgeschlossene Mindmaps.

XMind legt in der Pro-Version auch Versionen jeder Mindmap an. Auf diese Weise lässt sich bequem zu einer früheren Version der Mindmap zurückspringen.

Brainstorming mit XMind

XMind verfügt in der Pro-Version über ein sehr nützliches Feature: Dem Brainstorming-Modus. In diesem Modus verschwinden alle störenden Menüs und Schaltflächen und der Nutzer konzentriert sich alleine auf die aktuelle Mindmap. Ein separates Fenster mit einem Eingabefeld steht zur Verfügung. In dieses Fenster werden nun völlig wertfrei alle Ideen und Schlagworte eingetragen, die einem zu dem Thema einfallen.

Brainstorming mit Xmind
Der Brainstorming Modus in XMind ist eine sinnvolle Verknüpfung der klassischen Mindmap mit einer bewertungsfreien Maske für das Sammeln von Schlagworten und Ideen.

Anschließend werden diese Schlagworte per Drag & Drop den einzelnen Zweigen der Mindmap zugewiesen. Der Modus bietet auch einen Timer, so dass man gemeinsam im Team sich explizit Zeit nehmen kann, Ideen zu entwickeln. Das ist sehr effektiv und führt schnell zu einem sehr guten Arbeitsergebnis.

SimpleMind Mindmapping

SimpleMind steht für MacOS X, Windows, iOS (iPhone und iPad) und Android zur Verfügung. Das Programm ist als Basisversion kostenlos nutzbar, ist allerdings gegenüber XMind in der Basisversion doch deutlich eingeschränkt. In der Einzelversion kostet SimpleMind 23,99 EUR für Mac oder Windows. Eine Familienlizenz mit vier Lizenzen schlägt mit ca. 38 EUR zu Buche.

Mindmeister Online Mindmapping

Die Software von Mindmeister ist eine Online-Variante für alle gängigen Browser. Es spielt also keine Rolle, welches Betriebssystem man verwendet. Der Vorteil ist, dass man die Mindmaps immer von allen Geräten aus bearbeiten kann. Der Nachteil: Das geht nur, wenn man wirklich online ist. Das ist zwar zunehmend dank mobilem Internet der Fall, aber man ist eben nicht völlig autark.