Projektmanagement mit Mindmaps

Ziele, Stakeholder, Aufgaben und Teilprojekte sowie Meilensteine und ähnliches können in einer Mindmap für Projekte sehr gut und übersichtlich festgehalten werden. Viele Mindmapping Programme wie XMind oder Mindjet bieten für das Projektmanagement mit Mindmaps nützliche Funktionen wie z.B. Ressourcenverteilung, Priorisierung oder Start- und Enddatum an. XMind kann diese Informationen dann sogar in ein GANTT-Diagramm überführen und zeitliche Abhängigkeiten aufzeigen.

In agilen Projekten sind Mindmaps ideal, da sie dem Dokumentationskriterium „gerade ausreichend“ entgegen kommen. Dabei ist die (elektronisch geführte) Mindmap das fortlaufende Protokoll der Projektentwicklung und kann in jede Projektbesprechung mit den Stakeholdern mitgenommen werden.

Software-Einsatz für Projekt-Mindmaps

Mindmaps, die zum Projektmanagement geführt werden, sollten am besten mit einer Software gepflegt werden. Auf diese Weise können die einzelnen Teilbereiche übersichtlich aktualisiert und ggf. neu gruppert werden. Nahezu alle gängingen Mindmapping-Programme bieten darüber hinaus die Möglichkeit, an einzelne Äste (Aufgaben) auch Projektstati oder verantwortliche Personen und Timings zu hängen. Mit der digitalen Version der Mindmap kann man darüber hinaus schnell die anderen Team-Mitglieder informieren, indem man die Mindmap als PDF oder ähnliches verschickt. Manche Programme bieten auch die Möglichkeit, gemeinsam in einer Mindmap-Datei zu arbeiten.

Mindmaps für Präsentationen nutzen

Eine Mindmap lässt sich hevorragend für die Vorbereitung einer Präsentation nutzen. Neben organisatorischen Fragestellungen wie z.B.:

  • Welche Inhalte müssen in die Präsentation?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Was soll die Schlüsselbotschaft sein?

können auch die eigentlichen Präsentationsinhalte in die Mindmap gebracht werden. Für mich hat sich bewährt, dass ich pro spätere Folie einen Ast der Mindmap verwende, um die Inhalte festzuhalten. So behält man schon in der Konzeption alle Themen auf einen Blick. Das ist der Vorteil einer Mindmap gegenüber Powerpoint. Die einzelnen Inhalte pro Folie werden dann als Unteräste geführt.

Wer eine Mindmap-Software verwendet, kann diese Aufzeichnungen dann häufig direkt in PowerPoint exportieren und dann dort entsprechend aufhübschen. Dabei wird dann pro Ast eine Folie von Powerpoint angelegt. Das spart enorm Zeit bei der Erstellung von Präsentationen, wenn es dann um den Feinschliff geht.

Entscheidungen mit Mindmaps vorbereiten

Entscheidungen sind alltägliche Aufgaben vieler Projektleiter und Führungskräfte. Gerade bei komplexen Projekten werden immer wieder Entscheidungen zu treffen sein. Um eine Entscheidung ordentlich vorbereiten zu können, bietet sich die Erstellung einer Mindmap an. Dies kann auch gemeinsam im Team geschehen, so dass dann sehr schnell über die einzelnen Entscheidungsoptionen abgestimmt werden kann ohne langanhaltende Diskussionen, die jedes Meeting blockieren können. XMind bietet z.B. eine entsprechende Vorlage an, die sehr übersichtlich über die einzelnen Lösungen und deren Vor- und Nachteile informieren kann.

Mindmap Entscheidungen vorbereiten
Entscheidungen mit einer Mindmap vorbereiten. Die einzelnen Alternativen sowie deren Vor- und Nachteile können erfasst werden. Anschließend kann darüber abgestimmt werden. (Abb.: Vorlage aus XMind)

Mindmaps in der Schule und im Studium

Mindmaps sind so einfach, dass man bereits in der Schule mit der Nutzung anfangen kann. Typische Anwendungsfälle sind z.B. das Erarbeiten eines neuen Themas oder die Vorbereitung für ein Referat. Wer Mindmaps in Gruppenarbeit erstellen lassen möchte, bietet den Schülern z.B. größere Papiere in Plakatgröße oder die Tafel an. Farbige Stifte helfen beim Strukturieren der Gedanken. Weitere hilfreiche Tipps zum Einsatz von Mindmaps in der Schule sind auf dem Blog von Betzold zu finden.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten von Mindmaps

  • ToDo-Listen – auch gut geeignet, wenn man mit unterschiedlichen Kontexten wie z.B. bei Getting Things Done arbeitet. Dann kann z.B. für jeden Kontext ein Ast in der Mindmap dienen.
  • Reden vorbereiten: Wer oder was soll gewürdigt werden? Formulierungen oder Anekdoten – all das lässt sich in einer Mindmap gut festhalten, die man immer wieder zur Hand nehmen kann.
  • Brainstormings dokumentieren
  • Urlaubspacklisten
  • Prozesse definieren
  • Ideen sammeln, kategorisieren und priorisieren
  • Für das Protokoll von Besprechungen

Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

Welche Programme / Apps gibt es für Mindmapping?

Mittlerweile gibt es zahlreiche (auch kostenlose) Programme für das Erstellen einer Mindmap. Für die Entscheidung zu einem Programm ist letztlich nur der benötigte Funktionsumfang und ggf. persönliche Vorlieben in der Bedienung maßgeblich. Viele Mindmap-Programme bieten auch die Möglichkeit, die Software für eine bestimmte Zeit kostenlos zu testen.