Der wöchentliche Rückblick als Erfolgsgarant für produktives Arbeiten
Der wöchentliche Rückblick als Erfolgsgarant für produktives Arbeiten und gegen das Mikromanagement.

Der wöchentliche Rückblick ist ein zentrales Element im produktiven Arbeiten, insbesondere im System „Getting Things Done“. Während der Woche führt man seine Listen in Kontexten und nächsten Schritten. Doch einmal in der Woche sollte diese unterste Flughöhe verlassen werden und eine Ebene höher geschaut werden, ob die generelle Richtung noch stimmt.

Denn ansonsten besteht die Gefahr, trotz eines eingerichteten Getting Things Done Systems sich zu verzetteln und im Bereich des Mikromanagements zu enden. Dann hilft selbst das ausgeklügeltste System nichts mehr. Ich möchte an dieser Stelle ein paar Tipps und Anregungen geben, wie der wöchentliche Rückblick gelingt und welche Elemente dieser enthalten sollte.

Den wöchentlichen Rückblick in den Kalender eintragen

Einer der wichtigsten ersten Schritte ist meiner Erfahrung nach das Schaffen eines festen Termins für den wöchentlichen Rückblick. Nur wenn man sich eine feste Zeit einrichtet, wird der Rückblick auch in hektischen Phasen gelingen. Wichtig dabei ist, dass dieser Termin dann nicht für andere Aktivitäten zur Disposition gestellt wird. Also am besten eine Terminserie einstellen an einem Tag oder eine Stunde, die sowieso nicht häufig von Kollegen angefragt wird. Ich persönlich habe mir den Freitag Mittag ausgesucht.

Inbox zero anstreben

Ich starte den wöchentlichen Rückblick mit der Durchsicht meiner Inbox – in diesem Falle meiner IQTELL Collectbox, meinem Eingang auf dem Schreibtisch und meiner Notizen in meiner Leuchtturm1917 Kladde. Hier schaue ich, welche Punkte ich noch nicht in die richtigen Listen und Projekte gebracht habe. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, die Termine der vergangenen Woche Revue passieren zu lassen, um ggf. Aufgaben aus Meetings noch zu erfassen, die in der Hektik des Alltags noch nicht aufgeschrieben wurden.

Inbox-Zero-GTD
Wöchentlicher Rückblick bedeutet auch das Leeren der Inbox. Dabei gilt auch die Zwei-Minuten-Regel.

Projekte durchgehen

Ein wichtiger Schritt im wöchentlichen Rückblick ist die Durchsicht der Projekte. Während der Woche bewegt man sich häufig auf der untersten Ebene der Aufgabenbewältigung, den einzelnen To Dos. Nun ist es an der Zeit, in die Vogelperspektive zu gehen und die generelle Laufrichtung wieder zu justieren. Ansonsten ist die Gefahr groß, sich im Mikromanagement der einzelnen Aufgaben zu verstricken. Ich persönlich habe mir in einer kleinen Exceltabelle alle aktuellen Projekte untereinander geschrieben und gehe diese nacheinander durch. Wichtig dabei ist dann zu prüfen, ob ich etwas für das Projekt getan habe bzw. was noch erledigt werden muss. Kleinere Aktivitäten erledige ich dann gemäß der Zwei-Minuten-Regel sofort. Dazu zählen z.B. E-Mails oder schnelle Telefonanrufe. Dann entscheide ich, welche Schritte noch zu tun sind und schreibe diese in mein Projekt. Mit der von mir genutzten Software IQTELL ist das schnell erledigt. Der Zweck des wöchentlichen Rückblicks ist nämlich nicht, alle Aufgaben jetzt zu erledigen, sondern zu erfassen, was noch ansteht, damit man es im passenden Moment nicht vergisst.

Durchsicht der „Warten auf“-Liste

Während der Woche sind viele Aufgaben durch Delegation auf die „Warten auf“-Liste gekommen. Im wöchentlichen Rückblick ist es an der Zeit, diese Liste nun durchzusehen und die erledigten, sprich umgesetzten To Dos und Anforderungen abzuhaken oder bei den noch offenen Punkten ggf. nachzuhaken. So bleiben auch delegierte Aufgaben im Blickfeld und werden nicht vergessen.

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