Getting Things Done Apps für produktives Arbeiten

Easy to be productive
Getting Things Done Apps
Getting Things Done Apps machen das Leben leichter und produktiver.

Es gibt zahlreiche Getting Things Done Apps und Apps für produktives Arbeiten. Einige davon möchte ich kurz vorstellen, weil ich sie aus eigener Erfahrung uneingeschränkt empfehlen kann.

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Mit IQTell den Überblick über delegierte Aufgaben behalten

Getting Things Done einfach erklärt

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Das Getting Things Done Prinzip von David Allen ist meiner Meinung nach eines der besten Systeme, den Überblick über die eigenen Aufgaben im Alltag zu behalten. Im Job fallen jedoch auch häufig Aufgaben an, die an andere Mitarbeiter und Kollegen delegiert werden. Hier besteht die Gefahr des „aus den Augen, aus dem Sinn“. Damit das nicht passiert, gibt es die „Warten auf“ Listen. Mit der cloudbasierten Lösung von IQTELL kann man delegierte Aufgaben besonders elegant nachhalten.

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Getting Things Done: IQTELL Chrome Extension

IQTELL Chrome Extension

Ein kleiner Powertipp für Produktivitätsjünger, die IQTELL Getting Things Done nutzen: Installiert euch die Chrome Extension und ihr könnt mit einem Klick neue Aufgaben in euer System einpflegen. Praktisch dabei: Man kann wählen, ob der Eintrag in die Inbox kommen soll oder als Aufgabe gespeichert wird. Auch neue Projekte lassen sich so schnell anlegen.

Entscheidet man sich für eine Aufgabe, geht gleich der Kontext dazu auf und man kann diesen festlegen. Auf diese Weise spare ich mittlerweile sehr viel Zeit und habe darüber hinaus meine Listen immer vollständig – ein wichtiges Kriterium für den Erfolg der Methode. Denn nur, wenn man weiss, dass alles drin steht, hat man das nötige Vertrauen in das System und nutzt es auch.

Fünf Tipps für IQTELL (Getting Things Done)

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Nach acht Wochen begeisterter Nutzung der GTD App IQTELL taste ich mich langsam an die kleinen Kniffe heran, mit denen ich meine Produktivität weiter enorm steigere. Fünf Tipps möchte ich euch nicht vorenthalten.
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Getting Things Done: Kontext is king

Bei der Erledigung der Aufgaben und nächsten Schritte, die ich mit der Getting Things Done Methode erfasse, orientiere ich mich insbesondere am Kontext einer Aufgabe. Was ist damit nun gemeint? Als Kontext einer Aufgabe versteht man eine notwendige Voraussetzung, um die Aufgabe (den nächsten Schritt) durchführen zu können. Beispielsweise erfordert die Aufgabe „E-Mail an Beate wegen der Budgetplanung“ einen Computerzugang (im Weitesten Sinne, also auch Smartphones). Die Aufgabe „Anruf Michael wegen Termin Umzug“ benötigt ein Telefon. Dementsprechend empfiehlt es sich, die nächsten Schritte in Kontext-Listen wie z.B.

  • Anrufe
  • Unterwegs
  • zu Hause
  • im Büro
  • am Computer

zu sortieren. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass ich – einmal am Computer sitzend – gleich die ganze Liste durchgehen kann und in einem Schwung diverse Aufgaben erledige. Das ständige, zeitintensive Wechseln zwischen Kontexten entfällt und ich bin dadurch produktiver. Der andere Vorteil liegt darin, dass ich auf diese Weise „nebenbei“ Dinge erledigen kann. So prüfe ich beim Gang zum Auto die Listen „Unterwegs“ und „Anrufe“. Stehen dort Aufgaben, die ich „unterwegs“ erledigen kann – z.B. „Schuhe vom Schuster abholen“, kann ich dies gleich erledigen.

Kontext is king – but context is not all

Natürlich ist der Kontext alleine nicht entscheidend. David Allen selbst empfiehlt, den Kontext zwar als erstes zu beachten, darüber hinaus entscheiden aber auch andere Faktoren über die Erledigung eines nächsten Schrittes:

  •  Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit kann ich gerade erübrigen? Ein längeres Telefonat werde ich sicherlich nicht drei Minuten vor einem Meeting führen können.
  • Verfügbare Kräfte: Wie viel Energie steht mir persönlich gerade zur Verfügung. Manche Aufgaben lassen sich besser erledigen, wenn ich morgens frisch ausgeruht bin.
  • Prioritäten: Wie wichtig ist der nächste Schritt bzw. das dahinter liegende Projekt in meiner Situation. Anders als klassische Projektmanagement-Technologien steht die Priorität bzw. die Priorisierung im GTD-System nicht an erster Stelle. Vielmehr geht Allen davon aus, dass die Priorität einer Aufgabe intuitiv wahrgenommen und berücksichtigt wird. Wenn z.B. eine Aufgabe vom Vorstand initiiert ist, wird man dieser automatisch mehr Aufmerksamkeit widmen und anderen Aufgaben vorziehen.

Meine Erfahrungen mit dem Kontext-System sind durchweg positiv. Das Gesamt-Fazit meiner gefühlten und (von außen) wahrgenommenen Produktivität ist sehr positiv. Kontexte bei meinen nächsten Schritten helfen mir, zu jeder Zeit in jeder Situation das Maximum aus meinen aktuellen Kräften herauszuholen.