David Allen, Erfinder von „Getting Things Done„, hat auf einem TED-Talk erläutert, wie stressfrei produktiv arbeiten geht. Das Video dauert ca. 22 Minuten und befasst sich unter anderem damit, wie man neben den vielen kleinen To Dos des Alltags den Überblick über die großen Themen behalten kann. So gelingt der Spagat zwischen Kontrolle und Perspektive.

David Allen beginnt mit der These, dass Krisen Gelassenheit hervorrufen (können). In Situationen, die unsere volle Aufmerksamkeit und unser Engagement erfordern, treten die anderen Aktivitäten, Sorgen und Nöte des Lebens in den Hintergrund. Ob man will oder nicht – in einer Krisensituation gelangt man oft in den vielzitierten „Flow“. Die zentrale Frage, die Allen daher für den weiteren Ausgangspunkt seines Vortrags stellt, lautet:

„Wäre es nicht gut, diese Konzentration auf die Sache (das Projekt) zu haben, ohne die Krise im Nacken?“

Immer mit voller Konzentration an einer Sache arbeiten

Daher lautet die Aufforderung Allens auch, dass man immer angemessen engagiert an eine Sache herangehen soll. Die Kernbotschaft daraus ist: Egal, was man tut, man sollte es mit voller Konzentration auf diese Aufgabe machen. Ansonsten sei man nur halbherzig dabei und das Ergebnis ließe zu wünschen übrig. Die Folge: Man müsse nochmals an die Sache herangehen – und dann hätte man es auch gleich richtig machen können. Diese Einschätzung ist mittlerweile ja auch wissenschaftlich untermauert, da „Multitasking“ grundsätzlich zu schlechteren Ergebnissen führt.

Wesentliche und notwendige Paradoxe

Nach Ansicht von David Allen gibt es beim stressfreien, produktiven Arbeiten Paradoxe, mit denen man umgehen müsse – was jedoch auch nicht schwerfalle, wenn man sich einmal mit den Gedanken angefreundet hat.

Paradox 1: Tools

Auf der einen Seite sind Tools für produktives Arbeiten unerlässlich.  Das neueste Smartphone, die GTD-App oder der coole Stift, mit dem man seine Notizen up-to-date hält: Alles ist cool – aber es darf nicht Selbstzweck werden. Vielmehr sind diese Hilfsmittel als solche zu sehen. Am Ende müsse jeder sein eigenes GTD-System entwickeln. Dabei gibt es kein Richtig oder Falsch, nur ein „es funktioniert“ oder „es funktioniert nicht“ für mich.

Paradox 2: Übung bremst und Übung beschleunigt

Auf der einen Seite ist Übung lästig – gerade am Anfang fühlt sich das neue System, welches man gerade in Gang bringen möchte, unnatürlich und sperrig an. „Wäre ich nicht besser dran und schneller in der Umsetzung seiner Tätigkeiten, wenn ich alles beim Alten beliesse?“ Allen vergleicht diese Situation mit der Übung von Karate-Techniken: Hunderte von Stunden muss man sehr langsam die einzelnen Bewegungen üben. Das erscheine manchmal unsinnig und widersinnig. Doch wenn man dann bei akutem Bedarf die Karate-Technik sehr schnell, fokussiert und hart durchführt, entfaltet sie ihre Wirkung. Der Lohn für die Übung ist der Gewinn, wenn es darauf ankommt und man „automatisiert“ die Techniken nutzt. Sie sind quasi in Fleisch und Blut übergegangen.

Geistiger Freiraum wird benötigt – nicht mehr Zeit

David Allen weist darauf hin, dass jeder Tag 24 Stunden hat und jeder Mensch genau diese 24 Stunden zur Verfügung hat. Viele seiner Klienten schieben Versäumnisse auf mangelnde Zeit: „Dazu bin ich noch nicht gekommen. Bitte, David, gib mir zwei Stunden zusätzlich, dann würde ich es schaffen.“

David Allen TED Talk plus 2 hours
Zwei Stunden mehr am Tag würden die Probleme nicht lösen, so David Allen in seinem TED Talk.

Die Wahrheit, so Allen, sei bitter aber wahr: Zwei Stunden mehr am Tag würden auch genauso verdödelt werden, wie zwei Stunden weniger. Vielmehr liege das Problem nicht in mangelnder Zeit, sondern in mangelnder „psychic bandwidth“ – also frei übersetzt: geistiger, intellektueller Kapazität. Diese müsse zur Verfügung gestellt werden. Wer jedoch seine intellektuelle Kapazität mit dem Merken, Erinnern und Organisieren von Dingen und Projekten verschwende, sei eben nicht mehr in der Lage, diese kreative Energie für bedeutungsvolle Unternehmungen (sei es beruflich oder privat) einzusetzen.

David Allen TED Talk - creative mess
David Allen: Wer bereits in einem Chaos lebt, hat keinen Freiraum mehr, selbst ein kreatives Chaos für die eigenen Projekte zu gestalten.

Perspektive und Kontrolle

Zwei Dimensionen hält David Allen für fundamental wichtig:

  1. Perspektive im Sinne von Fokus auf das Wesentliche, das Bevorstehende.
  2. Kontrolle im Sinne von Wissen, was als nächstes zu tun ist.

Trägt man diese beiden Dimensionen auf eine Übersicht ab, so erhält man im wesentlichen vier Typologien von Menschen und deren Umgang mit den Aufgaben, die das Leben einem stellt.

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Kontrolle über die Dinge vs. Perspektive und Handlungsfreiraum nach David Allen (eigene Zeichnung)

Victim (Opfer)

Das Opfer hat weder die Fähigkeit, auf die für ihn wesentlichen Dinge zu fokussieren und eine Vision zu entwickeln noch die Kontrolle über die alltäglichen Dinge, die erledigt werden müssen. Vielmehr laufen Menschen dieser Art ziemlich unorganisiert durch das Leben und werden von anderen Menschen dominiert, die lauter schreien und schneller sind als sie selbst. Ich gebe David Allen recht, wenn er sagt, dass dies keine wirkliche Option für das eigene Leben ist.

Crazy Maker (der chaotische Wissenschaftler)

Menschen dieser Einstellung haben zwar großartige Visionen und Ideen, aber nicht genügend Rahmen drumherum, um die nächsten Schritte systematisch daraus ableiten zu können. Bildlich gesprochen: Der Crazy Maker besorgt sich begeistert das neue iPhone und merkt erst hinterher, dass die Firmen-IT dieses Gerät nicht unterstützt und somit nichts nützt.

Micro Manager (der kleinteilige Pedant)

Der Micro Manager ist von Kontrolle beseelt. Das Risiko eines Micro Managers, so Allen, sei dabei den Überblick über die wichtigen Aufgaben und sich damit im Klein-Klein zu verlieren. Bildlich gesprochen: Der Micro Manager kümmere sich bis ins Letzte um die Zuordnung von Klingeltönen auf dem neuen iPhone und hat dabei aber keinen Fokus auf die relevanten Dinge.

Captain & Commander

Das ist wohl die erstrebenswerteste Position in der Übersicht. Aus Sicht von Allen hat dieser Typus sowohl die notwendige Kontrolle über die Themen – aber eben auch nicht mehr als nötig – und schafft sich somit den notwendigen Freiraum für die wichtige Perspektive auf die Dinge, Projekte und Unterfangen. In dieser Position agiert man aktiv auf Entwicklungen anstatt zu reagieren. David Allen benennt zwei Fähigkeiten von Menschen des Typus „Captain & Commander“, die für ein selbstbestimmtes, visionäres Handeln wichtig seien:

  1. „Flexibility trumps perfection“ – Flexibilität schlägt Perfektion. Es gehe häufig nicht darum, eine Sache perfekt zu machen, sondern flexibel auf Umwelteinflüsse zu reagieren. Wer das könne, verliert auch in unübersichtlichen Situationen und Umfeldern nicht die Kontrolle.
  2. „Shift focus in and out quickly“ – Wer in der Lage ist, schnell zwischen verschiedenen Anforderungen und Ansichten zu wechseln, wird auch in unübersichtlichen und vermeintlich stressigen Situationen immer gelassen und angemessen reagieren können
stressfrei produktiv arbeiten - Master und Commander sein
Erfolgreicher Captain & Commander bei der Arbeit. 😉

Drei Schlüsselaktivitäten um stressfrei produktiv arbeiten zu können

Last but not least empfiehlt David Allen sein Getting Things Done System zur Bewältigung dieser Aufgaben und fasst dieses in drei Schlagworte zusammen.

  1. „Schreibe alles auf, an was du denkst, was zu erledigen ist“ (Original: „Capture your thinking“) – durch das Aufschreiben der Aufgaben verschwindet das eigentliche Management aus dem Gehirn in ein System. Somit stehe die Gehirnkapazität wieder den Lösungen zur Verfügung und nicht mehr dem „Dran denken“.
  2. „Entscheide, was als nächstes zu tun ist“ (Original: „Make outcome / action decisions“) – Wichtig ist hierbei, möglichst konkret zu sein. Es helfe nicht, wenn man auf seiner Liste Dinge wie „Hund“, „Mama“, „Budgetplan“ stehen habe. Vielmehr müssen konkrete Handlungen ersichtlich werden, ansonsten ist das System zum Scheitern verurteilt. Ich persönlich empfehle an die Aufgaben immer auch ein Verb zu setzen. Wichtiger Aspekt hier: Es können auch Dinge dabei sein, gegen die man sich bewusst entscheidet zu tun.
  3. „Gehe auch eine Ebene höher“ (Original: „Use the right maps“) – Bei der Vielzahl der kleinen Einzelaufgaben ist es wichtig, auf Projektebene immer wieder zu schauen, ob man auf dem richtigen Kurs ist. Ansonsten geht die Perspektive / der Fokus verloren und man ist auf dem besten Wege, ein Micro Manager zu werden. Ich persönlich empfehle, mind. einmal wöchentlich alle Projekte durchzugehen und auf dieser Ebene zu schauen, ob man auf Kurs ist. Hier heißt es also „Blick heben!“ 🙂 Eine sehr wirksame Methode ist das OKR-Modell (Objectives and Key Results), welches unter anderem von Google seit 1999 im Unternehmen verankert ist und auf die wichtigen Projekte und Ziele fokussieren hilft.
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