Jeder kennt die Herausforderungen des Alltags: To Dos, Projekte, wichtige Telefonate, E-Mails und vieles mehr. Doch wie wird man Herr (oder Frau) über diese Aufgabenflut und agiert souverän und kontrolliert, statt nur gestresst und getrieben zu reagieren? Getting Things Done ist ein System, mit dem man Souveränität über das eigene Handeln erlangt. Hier erkläre ich die Grundprinzipien und fünf Tipps für den schnellen Start.
In einer Welt voller vielfältiger Aktivitäten, parallel laufender Anforderungen, Herausforderungen und komplexer Projekte ist es elementar wichtig, den Überblick über die eigenen Vorhaben und Aufgaben zu behalten.
Wer den Überblick verliert, läuft Gefahr, sich zu verzetteln, Unwichtiges statt Wichtiges zu tun, zu prokrastinieren (Aufschieberitis). Psychische Belastungen und Dauerstress können die Folge sein. Ohnmachtsgefühle bis hin zum Burnout können die Folge sein.
Wer jedoch über ein System verfügt, mit dem es gelingt, den Überblick über die Anforderungen zu behalten, hat folgende Vorteile:
Das System Getting Things Done (GTD) von David Allen basiert auf einigen wenigen und einfach umzusetzenden Regeln. Die wichtigste Regel lautet:
Alles muss aufgeschrieben und in ein entsprechendes System übertragen werden, egal um was es sich handelt.
Denn dann ist es aus dem Kopf und die geistigen Ressourcen können wieder für die wirklich kreativen Prozesse genutzt werden, anstatt sich unendlich viel merken zu müssen. Oder wie das Credo von David Allen lautet:
„Your mind is for having ideas, not holding them.“
David Allen
Wenn ich weiß, dass alle meine Ideen in diesem System sind, muss ich nicht zu unpassenden Zeiten (z.B. nachts) daran denken oder kann mich wieder beruhigen.
Die Grundidee von Getting Things Done ist, alles – wirklich alles – in ein leicht zugängliches System zu überführen und zu organisieren. Wenn man die Gewissheit hat, dass alle Aufgaben dort sind, hat man automatisch Vertrauen in das System und nutzt es dauerhaft. Wenn jedoch Zweifel aufkommen, ob wirklich alle Aufgaben im System vorhanden sind, wird man dem System nicht vertrauen – und es im schlimmsten Fall nicht mehr nutzen.
Getting Things Done besteht im Wesentlichen aus fünf Schritten:
Das Getting Things Done Prinzip funktioniert, wenn wirklich alle Aufgaben aufgeschrieben werden. Dazu empfiehlt es sich, einen Eingangskorb einzurichten. Dieser Eingangskorb kann digitaler Natur sein (z.B. ein Evernote Dokument oder die „Aufgabe hinzufügen“ Funktion von elektronischen To Do Listen wie z.B. ToDoist) oder / und ein physisch vorhandener Postkorb, in dem einzelne Aufgaben zunächst gesammelt werden. Ich selbst habe auch immer ein kleines Notizbuch von X17 im Format Din A6 bei mir. Dort schreibe ich Dinge, die mir einfallen, rein und übertrage sie später zu fest definierten Zeitpunkten in das GTD-System. Das ist also mein mobiler, analoger Eingangskorb.
Wichtig ist, dass die unterschiedlichen Eingangskörbe regelmäßig gesichtet werden. Ich habe mit drei Eingängen gute Erfahrungen gesammelt:
Anschließend gilt es, die Aufgaben aus den Eingängen erstmals zu bearbeiten. Dabei gelten folgende Regeln:
In dieser Phase geht es zunächst noch nicht um die Erledigung der Aufgaben, sondern lediglich um eine erste Sichtung.
Manche Dinge bedürfen z.B. eines Anrufes – also kommt der Punkt auf die Anrufe-Liste. Andere Dinge können evtl. auch weggeworfen werden. Hier ist eine weitere Regel von besonderer Wichtigkeit:
Alles, was in zwei Minuten erledigt werden kann, wird direkt jetzt bearbeitet.
Wenn man also kurz einen Termin mit dem Kollegen zu einem Projekt vereinbaren muss, kann man das in zwei Minuten erledigen. Je nach verfügbarer Zeit oder Energie kann man die Zwei-Minuten-Regel auch kürzen oder auf beispielsweise vier Minuten ausdehnen. Für den Anfang sind zwei Minuten jedoch eine gute Faustregel.
Die Aufgaben aus dem Eingangskorb können nun in diverse Listen übertragen werden. Listen sind ein zentrales Element von Getting Things Done. So wird sichergestellt, dass wirklich keine Aufgabe vergessen wird. Dabei gibt es keine Einschränkung, wie die Listen benannt oder gestaltet werden. Wichtig ist, dass du dich mit dem System wohl fühlst. Aus meiner Erfahrung heraus haben sich kontextbezogene Listen als sehr gut geeignet gezeigt. Kontexte können z.B. „Anrufe“, „Unterwegs“, „im Büro“ oder „am Computer“ sein.
Der Vorteil dieser Sortierung liegt in der Verfügbarkeit der Arbeitsmittel und der notwendigen Umgebung. Es ist nämlich nicht sehr produktiv, eine sehr lange Liste mit vielen Tätigkeiten für das Büro durchzusehen, wenn ich gerade unterwegs bin. Stattdessen kann ich mir z.B. die Anrufe-Liste nehmen, weil ich gerade die Zeit habe, zu telefonieren.
Listen, die unterschiedliche Kontexte abbilden, sind außerdem schnell in der Durchsicht. Wenn ich Zeit für Telefonate habe, muss ich nur die Liste „Anrufe“ zur Hand nehmen und weiß direkt, wen ich zu welchem Thema anrufen sollte. Wenn ich unterwegs bin, kann ich mir die Liste mit den Aufgaben vornehmen, die ich unterwegs erledigen kann (z.B. eine Bestellung abholen oder einkaufen gehen).
Damit die Listen eine echte Arbeitserleichterung darstellen, müssen diese trennscharf sein. Wenn du Referenzmaterial und noch zu lesende Dokumente in eine Liste packst, beginnst du bei jeder Durchsicht der Liste zu sortieren, was wirklich zu tun ist. Das gehört jedoch in Schritt 1. Ansonsten verliert das System an Bedeutung.
Wichtig: Alle Aufgaben müssen in das System übertragen werden, damit es funktioniert. Wenn bei dir Zweifel an der Vollständigkeit aufkommen, wirst du das System nicht nutzen. Dein Kopf ist dann weiterhin damit beschäftigt, sich zu fragen, ob du nicht irgend etwas vergessen hast. Und schon entsteht wieder das Gefühl des Getriebenseins.
Wie soll man bei der Erledigung der Aufgaben nun vorgehen? Denn immerhin gibt es ja auch Termine und Prioritäten, die eingehalten werden müssen. Für mich hat sich das Vorgehen, welches David Allen vorschlägt, bewährt:
Da ich immer intuitiv alle vier Kriterien bei der Aufgabenbearbeitung berücksichtige (Kontext, Zeit, Energie und Priorität), vergesse ich auch keine Aufgaben und kann selbst sehr dringliche Themen entspannt erledigen. Wichtig: Die Aufgabe muss klar definiert und nicht zu global gehalten werden. Ansonsten ist der nächste Schritt nicht klar und im Zweifel wird das Thema gar nicht angepackt.
Dinge, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen, sind per Definition ein Projekt. Für kleinere „Projekte“ mit zwei bis drei Einzelaufgaben lege ich allerdings keine Projektübersicht an. Das wäre überadministriert wie ich finde. Für die großen Projekte ist eine gesonderte Projektliste aber absolut sinnvoll. Denn im Bereich der „Aufgaben-Erledigung“ befindet man sich im täglichen Doing und kann schnell – trotz effizienter Bearbeitung – den Überblick verlieren. Daher empfehle ich, die Projektliste zu pflegen und mind. einmal wöchentlich drauf zu schauen, um eine höhere Vogelperspektive einnehmen zu können. Das hilft bei der Richtungsbestimmung, frei nach dem Zitat von Zig Zigler:
„Lack of direction, not lack of time is the problem. We all have 24 hours a day“
Zig Zigler
Der Kalender ist ein wichtiges Instrumentarium im Getting Things Done. Allerdings gibt es klare Bedingungen, was in den Kalender gehört:
„Was in den Kalender reingeschrieben wird, muss an diesem Tag geschehen – oder nie!“
David Allen
Somit ist klar, dass es keine täglichen To Do Listen gibt, sondern die Listen zeitunabhängig geführt werden. Dies beugt der täglichen „To Do Depression“ vor, die viele Menschen am Abend häufig bekommen, wenn sie in der täglichen To Do Liste sehen, was sie alles nicht geschafft haben. Dinge, die „als Nächstes“ erledigt werden sollen, kommen vielmehr auf die Liste „Nächste Schritte“.
Ich arbeite mittlerweile über zehn Jahre mit dem System GTD von David Allen und bin immer noch dabei geblieben – das spricht für mich eine eindeutige Sprache. Mir sind die Mechanismen so in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich von einer starken Gewohnheit bei der Nutzung von Getting Things Done sprechen kann. Meine Tätigkeiten gehen mir durch das Verschriftlichen leichter von der Hand und ich kann mich auf das Wesentliche, Wichtige und Dringliche konzentrieren. Da ich wirklich jede Tätigkeit in das System übertrage, erhalte ich mir so auch einen Freiraum für kreatives Arbeiten und für die Umsetzung neuer Ideen. In Summe möchte ich das System nicht mehr missen. Vielmehr mache ich mir regelmäßig Gedanken, wie ich das System für mich noch weiter verbessern kann.
Ich empfehle das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen für alle, die mehr über Getting Things Done lernen möchten.
Todoist ist ein weit verbreitetes Aufgabenmanagement für iOS, Android, Windows und Mac. Wie man Getting Things Done mit Todoist in Gang bekommt, zeigt dieser Artikel. Der Vorteil: Mit Todoist hat man sein Get Things Done System immer dabei und über Geräte hinweg ist es immer aktuell.
Zum Artikel: Getting Things Done mit Todoist
Der wöchentliche Rückblick ist für ein gut organisiertes Aufgabenmanagement unerlässlich, um sich nicht im Mikromanagement zu verlieren. In diesem Artikel wird erklärt, wie man den wöchentlichen Rückblick erfolgreich durchführt und abschließt. Der Vorteil: Nach dem Rückblick hat man Klarheit über die nächsten Schritte.
Zum Artikel: So gelingt der wöchentliche Rückblick
David Allan hat einen wunderbaren TED Talk gehalten, in deren er die Vorteile eines geordneten To Do Systems aus einer höheren Perspektive betrachtet. Eine Zusammenfassung lässt sich hier finden.