Getting Things Done: IQTELL Chrome Extension

IQTELL Chrome Extension

Ein kleiner Powertipp für Produktivitätsjünger, die IQTELL Getting Things Done nutzen: Installiert euch die Chrome Extension und ihr könnt mit einem Klick neue Aufgaben in euer System einpflegen. Praktisch dabei: Man kann wählen, ob der Eintrag in die Inbox kommen soll oder als Aufgabe gespeichert wird. Auch neue Projekte lassen sich so schnell anlegen.

Entscheidet man sich für eine Aufgabe, geht gleich der Kontext dazu auf und man kann diesen festlegen. Auf diese Weise spare ich mittlerweile sehr viel Zeit und habe darüber hinaus meine Listen immer vollständig – ein wichtiges Kriterium für den Erfolg der Methode. Denn nur, wenn man weiss, dass alles drin steht, hat man das nötige Vertrauen in das System und nutzt es auch.

Fünf Tipps für IQTELL (Getting Things Done)

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Nach acht Wochen begeisterter Nutzung der GTD App IQTELL taste ich mich langsam an die kleinen Kniffe heran, mit denen ich meine Produktivität weiter enorm steigere. Fünf Tipps möchte ich euch nicht vorenthalten.
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Getting Things Done: Kontext is king

Bei der Erledigung der Aufgaben und nächsten Schritte, die ich mit der Getting Things Done Methode erfasse, orientiere ich mich insbesondere am Kontext einer Aufgabe. Was ist damit nun gemeint? Als Kontext einer Aufgabe versteht man eine notwendige Voraussetzung, um die Aufgabe (den nächsten Schritt) durchführen zu können. Beispielsweise erfordert die Aufgabe „E-Mail an Beate wegen der Budgetplanung“ einen Computerzugang (im Weitesten Sinne, also auch Smartphones). Die Aufgabe „Anruf Michael wegen Termin Umzug“ benötigt ein Telefon. Dementsprechend empfiehlt es sich, die nächsten Schritte in Kontext-Listen wie z.B.

  • Anrufe
  • Unterwegs
  • zu Hause
  • im Büro
  • am Computer

zu sortieren. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass ich – einmal am Computer sitzend – gleich die ganze Liste durchgehen kann und in einem Schwung diverse Aufgaben erledige. Das ständige, zeitintensive Wechseln zwischen Kontexten entfällt und ich bin dadurch produktiver. Der andere Vorteil liegt darin, dass ich auf diese Weise „nebenbei“ Dinge erledigen kann. So prüfe ich beim Gang zum Auto die Listen „Unterwegs“ und „Anrufe“. Stehen dort Aufgaben, die ich „unterwegs“ erledigen kann – z.B. „Schuhe vom Schuster abholen“, kann ich dies gleich erledigen.

Kontext is king – but context is not all

Natürlich ist der Kontext alleine nicht entscheidend. David Allen selbst empfiehlt, den Kontext zwar als erstes zu beachten, darüber hinaus entscheiden aber auch andere Faktoren über die Erledigung eines nächsten Schrittes:

  •  Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit kann ich gerade erübrigen? Ein längeres Telefonat werde ich sicherlich nicht drei Minuten vor einem Meeting führen können.
  • Verfügbare Kräfte: Wie viel Energie steht mir persönlich gerade zur Verfügung. Manche Aufgaben lassen sich besser erledigen, wenn ich morgens frisch ausgeruht bin.
  • Prioritäten: Wie wichtig ist der nächste Schritt bzw. das dahinter liegende Projekt in meiner Situation. Anders als klassische Projektmanagement-Technologien steht die Priorität bzw. die Priorisierung im GTD-System nicht an erster Stelle. Vielmehr geht Allen davon aus, dass die Priorität einer Aufgabe intuitiv wahrgenommen und berücksichtigt wird. Wenn z.B. eine Aufgabe vom Vorstand initiiert ist, wird man dieser automatisch mehr Aufmerksamkeit widmen und anderen Aufgaben vorziehen.

Meine Erfahrungen mit dem Kontext-System sind durchweg positiv. Das Gesamt-Fazit meiner gefühlten und (von außen) wahrgenommenen Produktivität ist sehr positiv. Kontexte bei meinen nächsten Schritten helfen mir, zu jeder Zeit in jeder Situation das Maximum aus meinen aktuellen Kräften herauszuholen.

Getting Things Done: Kleine Schritte bringen das Projekt voran

IQTELL Getting Things Done

Ich habe seit meiner Nutzung vin Getting Things Done immer mal wieder die Situation erlebt, dass der nächste Schritt in meiner Liste nicht von mir ausgeführt wird. Dabei habe ich das Projekt durchaus als wichtig empfunden. Warum geht es also nicht weiter?
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Moleskine GTD Hack mit Post It Aufklebern

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Getting Things Done von David Allen lebt davon, dass Aufgaben durchaus mehrfach in unterschiedliche Listen verschoben werden. Angefangen beim Posteingang über eine Kontextliste (z.B. Anrufe, Unterwegs, zu Hause etc.). Wer kein elektronisches System wie z.B. IQTELL verwendet, muss diese Aufgaben häufig mehrfach umschreiben. Das kostet Zeit. Ein einfacher Trick, um das sehr flexible Getting Things Done Prinzip in Gang zu bringen, ist die Nutzung von Post it Notizzetteln. Jeden Task schreibt man auf einen Post It Zettel und kann diesen dann in die entsprechende Liste umkleben. Auf diese Weise können die Aufgaben wandern, beispielsweise von „Anrufe“ nach „Warten auf“. Ich habe auf diese Weise ein kleines Moleskine Notizbuch in unterschiedliche Kontextbereiche eingeteilt und kann so die Post Its leicht umkleben bzw. nach Erledigung entfernen.