Stressfrei arbeiten: Wer möchte das nicht? Doch wie funktioniert das dann im Alltag, wo das Telefon ständig klingelt, Kollegen am Schreibtisch stehen und per Mail die zusätzlichen Anfragen reinkommen. Mit diesen einfachen Tricks und Tipps kann man den Arbeitsalltag entspannt bewältigen und stressfrei arbeiten.


Stressfrei arbeiten mit Pomodoro

Wer in einem Arbeitsumfeld unterwegs ist, welches viele Störungen (externe wie selbst verursachte), der sollte seine Aufgabenblöcke mit Pomodoro umsetzen. Pomodoro ist eine Zeitmanagement-Technik des Italieners Francesco Cirillo und wurde in den 1980er Jahren erfunden.
Pomodoro mit dem Time Timer
Pomodoro Zeitmanagement ist eine effektive Methode für die Erledigung von Aufgaben und Projekten. Der Arbeitstag wird bei Pomodoro in produktive Einheiten von 25 Minuten zerlegt.
Die Grundidee ist bestechend einfach: Produkitve Zeitphasen von 25 Minuten wechseln sich mit Pausen von fünf Minuten Länge ab. Innerhalb der 25 Minuten Arbeitsphase konzentriert man sich nur auf die sich selbst gestellte Aufgabe wie z.B. der Bearbeitung der anstehenden Präsentation zur Geschäftsentwicklung. Alle Störungen werden ignoriert oder im Vorfeld ausgeblendet (Outlook-Benachrichtigungen ausschalten, Telefon auf stumm etc.). Nach fünf Minuten Pause kann man dann den nächsten Pomodoro starten und eine weitere Aufgabe konzentriert bearbeiten. Wer mag, kann Pomodoro übrigens auch mit Lego praktizieren und sich so visuell sehr gut den Erfolg eines Tages vor Augen führen. Das wirkt durchaus motivierend.
Pomodoro bietet als Methode des sog. Time-Boxings eine gute Möglichkeit, Single-Tasking zu betreiben. Mittlerweile ist es nämlich erwiesen, dass vermeintliches Multitasking keineswegs produktiv oder gar produktiver ist.

Anrufen statt mailen

Telefon statt E-Mail
Oft ist der Griff zum Telefon schneller und effektiver als „E-Mail-Ping-Pong“.
Das E-Mail-Postfach quillt über und selbst nach erfolgter Bearbeitung der Inbox bleiben noch genügend Mails als offene Aufgaben übrig. Ich persönlich habe gute Erfahrungen damit gemacht, nicht jede Mail wieder als Mail zu beantworten, sondern stattdessen zum Telefon zu greifen. Dadurch entstehen zwei positive Effekte:
  1. Komplexe Sachverhalte oder auch drohende Eskalationen lassen sich im persönlichen Gespräch viel besser und vor allem schneller klären.
  2. Durch den steigenden persönlichen Kontakt verbessert sich das soziale Klima generell.

Der eigenen Agenda folgen

Viele Menschen fühlen sich in ihrer Arbeit fremdbestimmt und beklagen, dass sie ihre eigenen Anliegen und Projekte nicht umgesetzt bekommen. Das liegt häufig daran, dass andere Mitmenschen immer wieder Anliegen äußern, die dann vorrangig bearbeitet werden. Dagegen lässt sich auch grundsätzlich nichts einwenden. Immerhin kommt sicherlich ein Teil dieser „Sonderaufgaben“ von Vorgesetzten. Oder man möchte seinen Kollegen gerne helfen und nicht als unsozial oder nicht hilfsbereit dastehen.

Auf der anderen Seite sollte man natürlich schon zusehen, dass die eigene Agenda darunter nicht leidet. Es darf also auch mal (freundlich) Nein gesagt werden und  ein Terminwunsch mit Hinweis auf andere Aufgaben nach hinten verschoben werden. Hier kommt es sehr auf eine lösungsorientierte Vorgehensweise an. Denn wie so oft im Leben sieht man sich immer zweimal und wer weiß, ob nicht schon beim nächsten Mal der Fall genau anders gelagert ist und man selbst von der Person Hilfe benötigt. Wer eine ausgeprägte Meetingkultur in seinem Unternehmen hat, sollte überlegen, ob man zu jedem Meeting gehen muss, zu dem man eingeladen ist. Darüber hinaus kann man immer auch darum bitten, dass bei längeren Meetings diese so strukturiert werden, dass man gezielt einen bestimmten Zeitbereich für die eigene Anwesenheit festlegt und anschließend das Meeting wieder verlässt.

Im Kalender Zeit für Getting Things Done vorsehen

In größeren Unternehmen ist der Terminkalender ein wichtiges Instrument. Insbesondere für Kollegen, die Meetings einstellen, deren Ziele meistens nicht die eigenen verfolgen. Outlook z.B. bieten da komfortable Möglichkeiten, auf die verfügbaren (sprich: „freien“) Zeiten der Kalender zu schauen. Wenn alle potentiellen Teilnehmer dann nichts im Kalender stehen haben, wird der Termin eingestellt. Die Folge kann sein, dass man sich vor Meetings kaum noch retten kann und sich fragt, wann man seine eigentliche Arbeit schaffen soll. Hier ein kleiner, aber sehr wirkungsvoller Tipp meinerseits: Tragen Sie sich – am besten als Terminserie – feste Zeitblöcke in den eigenen Kalender ein, die Sie dann für die Erledigung von Aufgaben vorsehen. Diese Zeiten werden dann für andere Kollegen als „nicht verfügbar“ in der Terminplanung angezeigt und von daher werden auch weniger Termine fremdbestimmt eingestellt.

Wöchentlichen Projektrückblick durchführen

Ein wesentlicher Faktor für stressfreies Arbeiten (und produktives Arbeiten) ist für mich der wöchentliche Rückblick. Selbst das beste Aufgaben-Management führt zu ziellosem Mikromanagement, wenn man sich nicht mindestens einmal die Woche auf eine höhere Flughöhe als die der Einzelaufgaben bewegt. Im wöchentlichen Rückblick wird die Inbox geleert, die Projekte (als Sammlung von Aufgaben zu einem Arbeitsbereich) werden angesehen und ggf. werden Punkte hinzugeschrieben, abgehakt oder auch noch einmal – im Rahmen der Zwei-Minuten-Regel – erledigt. Das macht man für jedes Projekt. Aus meiner Erfahrung heraus sollte man sich dafür mind. eine Stunde Zeit nehmen und diese dann auch in den Kalender eintragen. Wie der wöchentliche Rückblick konkret und erfolgreich durchgeführt werden kann, habe ich in dem Artikel „So gelingt der wöchentliche Rückblick“ geschrieben.

Lösungsorientiertes denken und handeln

Wer stressfrei arbeiten möchte, sollte sich verinnerlichen, wo Stress eigentlich herkommt. Stress wird im wesentlichen durch negative Gedanken und den dazu abgespeicherten Erinnerungen hervorgerufen. Jedes Mal, wenn ich mit einem Problem konfrontiert werde, erinnert sich das Gehirn im Unterbewussten an zurückliegende Problemsituationen und versetzt den Körper über Streßhormone wie Adrenalin in Alarmbereitschaft. Kein angenehmer Zustand – und häufig merken wir das bewußt gar nicht.
Die Lösung dafür, so Dr. Bittner von Poinconsulting, besteht darin, sofort in einen konstruktiven Lösungsmodus umzuschalten. Wer das Problem nicht bis ins Letzte von A nach B räumt und sich darüber ärgert, kann stressfreier mit der Situation umgehen. Zwei Fragen können hier meines Erachtens sehr hilfreich sein: „Kann ich das ändern?“ und wenn ja: „Wie sieht die Lösung dafür aus?“ Alleine durch das Nachdenken über die Lösung wird der Stress bei der Arbeit vermieden und man kommt souverän zu einer Lösung. Der angenehme Nebeneffekt: Man wird darüber hinaus auch noch deutlich effizienter und effektiver, weil man sich gleich über eine Lösung Gedanken macht und nicht erst kollektiv rumstänkert. Denn am Ende hat man zwar Dampf abgelassen, leider ist man aber der Lösung nicht einen Schritt näher gekommen.

Souveräner Umgang mit E-Mail

Ein häufiger Stressfaktor sind überquillende E-Mail-Postfächer und unkoordinierter Umgang mit den E-Mails. Dazu kann ich folgende Tipps geben, um an dieser Stelle selbstgemachten Stress zu vermeiden:

E-Mail-Benachrichtigungen abschalten

Zunächst sollten die E-Mail-Benachrichtigungen des Programms ausgeschaltet werden. Wenn permanent ein kleines Fenster (am schlimmsten noch mit Sound) aufpoppt und die Aufmerksamkeit unterbricht, ist es kein Wunder, wenn man nichts richtig schafft und man die E-Mails als Stressor wahrnimmt. Besser ist es, sich z.B. feste Zeiten für die Beantwortung von E-Mails zu nehmen und die Mails dann im Block zu bearbeiten. Dabei sollte man dann wirklich darauf achten, die E-Mails zu bearbeiten und nicht einfach nur in Ordner verschieben, um sie dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder anfassen zu müssen.

Die Zwei-Minuten-Regel bei E-Mails beachten

Ich bin ein großer Freund von Getting Things Done. Eine wichtige Erfolgsregel ist die Zwei-Minuten-Regel. Diese besagt, dass man alles, was man in zwei Minuten erledigen kann, nicht aufschieben sollte, sondern direkt erledigen. Dies gilt insbesondere für E-Mails. Bei jeder Mail sollte man sich fragen: Kann ich das in zwei Minuten erledigen? Falls ja, sofort machen. Dazu zählt auch, dass man E-Mails, die man lediglich zur Kenntnis erhalten hat, sofort wegsortiert (im Zweifel reicht ein Ordner „erledigt“).

Notizen machen

Wer versucht, sich alles zu merken (Stichwort „Gedächtnistraining“) wird irgendwann gestresst sein. Besser ist es, wenn man wichtige Informationen und wirklich alle To Dos in ein schriftliches System überträgt. So bekommt man den Kopf frei für die eigentliche Arbeit und beschäftigt sich nicht mehr mit dem Merken und Erinnern von Zeugs. Das Gefühl, etwas vergessen zu haben, beschleicht einen früher oder später und erzeugt Stress und Ohnmachtsgefühle, die vermeidbar sind. Die Art der Notizen ist dabei grundsätzlich nebensächlich. Wer es klassisch mag, greift zu Notizbuch und Stift – ansonsten Evernote oder ähnliche Tools.

PC aus und Stift und Block verwenden

Gerade wenn es um kreatives Arbeiten geht, z.B. der Erstellung eines Konzepts oder des Grundgerüsts einer Präsentation, kann es hilfreich sein, die normalen Arbeitsmaterialien PC und Maus hinter sich zu lassen und zu Papier und Stift zu greifen. Ich persönliche komme so sehr schnell zu Ergebnissen. Das liegt zu einem daran, dass ich mit dem Stift viel schneller skizzieren kann als auf dem PC. Mit anderen Worten: Ich habe mehr Zeit, mich mit der Sache zu beschäftigen als mit der Bedienung eines Programms. Zum anderen lenkt der ausgeschaltete PC dann bei der Arbeit nicht ab. Wie oft schaut man am PC doch in die E-Mails (oder auf Facebook) und schon ist man von der eigentlichen Aufgabe abgelenkt.

Mindmaps verwenden

Die wohl effektivste Methode, Notizen zu machen ist das Mindmapping. Mindmaps funktionieren sehr einfach: Man nimmt ein Papier im Querformat und schreibt das zentrale Thema in die Mitte. Anschließend gruppiert man die dazugehörigen Informationen um den Begriff in der Mitte und sortiert so seine Gedanken. Mindmaps sind dabei sehr flexibel, weil sie einfach erweiterbar sind. Dabei bieten sie eine sehr gute Übersichtlichkeit. Ich empfehle, Mindmaps auch für Gespräche und Besprechungen zu nutzen und diese dann bei einer Fortsetzung (z.B. ein Status-Meeting) immer wieder hervorzuholen und weiter zu ergänzen.

Vorteile und Anwendung von Mindmaps
Mit Mindmaps gehen keine Informationen verloren und die Übersichtlichkeit ist gewährleistet.
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