Mindmaps sind eine nonlineare Methode, um Notizen anzufertigen. Durch ihre Übersichtlichkeit und die gehirnfreundliche Notation gelangt man mit Mindmaps schnell zu brauchbaren Ergebnissen. Darüber hinaus gewinnt man mit Mindmaps sensationell viel Zeit. Wie man Mindmaps richtig macht, zeigt diese Anleitung.
Ich habe beruflich mit vielen gleichzeitig laufenden Projekten, zahlreichen Meetings und To Dos zu tun. Auf der Suche nach einem Weg, alles vernünftig und effizient zu handhaben, können Mindmaps ein sehr gutes Werkzeug sein.
Mindmaps haben gegenüber herkömmlichen Notizen viele Vorteile. So sparen sie durch die unkomplizierte Anwendung Zeit, sie sind übersichtlich und universell einsetzbar. Mindmaps sind darüber hinaus nicht linear und können so jederzeit ergänzt und erweitert werden. Alle diese Vorteile helfen am Ende, stressfrei produktiv zu arbeiten.
Wer Mindmaps einsetzt, gewinnt an Geschwindigkeit. Das beginnt schon beim Brainstorming über ein Thema, zu dem man seine Gedanken in einer Mindmap strukturiert aufschreibt. Wer seine Meeting- und Gesprächsprotokolle mit Mindmaps anfertigt, gewinnt auch später sehr viel Zeit. Nämlich dann, wenn es darum geht, die Ergebnisse vorangegangener Besprechungen wieder ins Gedächtnis zu rufen.
Eine Mindmap ist übersichtlich und kann übersichtlich ergänzt werden. Die nichtlineare Darstellung entspricht deutlich mehr unserer Auffassungsgabe im Gehirn als ein Text, der in Prosa geschrieben ist. Dadurch gewinnt man deutlich an Geschwindigkeit. Menschen, die regelmäßig Mindmaps anfertigen und nutzen, sind daher deutlich produktiver und verlieren seltener den Überblick über die relevanten Aufgabe. Das gilt sowohl für das Private als auch für das Berufliche.
Mindmaps sind flexibel in der Handhabung und Gestaltung. In der Praxis sieht es häufig so aus, dass ein Thema, welches scheinbar schon abgehandelt ist, nochmals wieder aufgegriffen wird. Eine Mindmap bietet hier den Vorteil, die neuen Gedanken übersichtlich in das alte Schema zu bringen. Neue Informationen lassen sich auf diese Weise übersichtlich ergänzen.
Wer regelmäßig Mindmaps schreibt, ist weniger damit beschäftigt, sich die Dinge zu merken. Alle relevanten Informationen zu einem Thema kommen schlicht in eine Mindmap. Wenn man dann den Überblick benötigt, öffnet man seine Mindmap und hat alle relevanten Informationen zur Hand. Das ist deutlich effizienter und effektiver als intuitives Management. Damit haben Mindmaps eine ähnliche Wirkung wie z.B. Getting Things Done. Die Gefahr, Dinge zu vergessen, ist mit einer Mindmap relativ schnell gebannt.
Eine hohe Vielseitigkeit in den Anwendungen zeichnet Mindmapping aus – nahezu jedes Thema oder jede Aufgabe kann mit Hilfe von Mindmaps bearbeitet werden. Dazu weiter unten mehr. Notizen werden strukturiert dargestellt und verlieren so auch mit größerem Umfang nicht an Übersichtlichkeit. Das ist ein großer Pluspunkt. Insbesondere, wenn es gilt, viele Punkte festzuhalten oder die Mindmap im Projektgeschäft einzusetzen. Dann kommen immer wieder neue Aspekte hinzu und die Übersichtlichkeit ist weiterhin gewährleistet. Viele Menschen nutzen Mindmaps als das Tool in der Projektplanung- und überwachung.
Herkömmliche Notizen, die linear geschrieben werden, haben den Nachteil, dass Ergänzungen, die im Laufe von Diskussionen und Meetings entstehen, nur schwer eingefügt werden können und die Mitschrift unübersichtlich wird. Am Ende hat man dann einen Zettel mit Aufgaben, Informationen und Ideen, der nichts mehr wert ist, weil man diese nicht mehr entziffern kann bzw. im Wust der anderen gleichartigen Notizen untergeht. Das Wesentliche gerät unter die Räder und wird vergessen bzw. nicht bearbeitet. Dies gilt im Übrigen nicht nur bei der Protokollierung von Meetings, sondern auch beim Brainstorming. Unser Denken springt nun einmal von Gedanken zu Gedanken und auf diese Weise ist unsere Gehirntätigkeit alles andere als linear – keine guten Voraussetzungen für linear geführte Notizen. Eine Mindmap entspricht der Arbeitsweise des Gehirns viel besser.
Eine Mindmap hilft auf Grund der nonlinearen Notation, alle Gedankengänge gleichberechtigt zu sortieren und dabei sowohl die linke als auch die rechte Gehirnhälfte einzubeziehen. Die linke Gehirnhälfte ist eher linear, sequentiell orientiert, während die rechte über Bilder, Raum und ganzheitliche Darstellungen angesprochen wird. Das sollte man dann auch bei der Anfertigung von Mindmaps entsprechend nutzen. Erfahrene Mindmapper schreiben also nicht nur, sondern visualisieren auch mit Skizzen, Icons und ähnlichem. Viele Mindmap-Programme bieten zusätzlich die Möglichkeit, Dateianhänge wie PDF-Dateien, Excel-Tabellen o.ä. Referenzmaterial mit in die Mindmap zu integrieren.
Mindmaps sind einfach in der Anwendung und werden teilweise schon in der Schule als Arbeitsmittel erlernt. Mit ein paar einfachen Regeln lässt sich schnell starten. Alles, was man dazu braucht, ist ein Stück Papier und ein Stift.
Eine Mindmap wird sinnvollerweise im Querformat aufgeschrieben. In die Mitte des Blattes schreibt man das Thema in einem kurzen Schlagwort oder einem kurzen Satz. Von dieser Wolke in der Mitte wird dann von innen nach außen alles aufgeschrieben, gemalt und verbunden, was einem zu diesem Thema einfällt.
Eine Mindmap erfordert ein paar einfache Regeln, damit sie ihre volle Effektivität entfalten kann. Dazu gehören z.B.:
Dadurch wird der Raum auf dem Papier optimal genutzt und die Mindmap spiegelt ein Stück weit das räumliche Denken wider. Das kommt der Funktionsweise unseres Gehirns sehr entgegen.
Beginnen Sie die Mindmap mit den wichtigsten Oberthemen und schreiben Sie diese von innen nach außen. Bewährt hat sich dabei, auf dem Strich, den man nach außen zieht, das jeweilige Thema zu schreiben (z.B. in Großbuchstaben) und dann die Mindmap in einzelnen Verästelungen für das Thema weiterzuführen. Jeder weitere Gedankengang findet so seinen Platz.
Mindmaps entfalten ihre Stärke, weil sie sehr schnell geführt werden können. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei, in Schlagworten zu arbeiten und nicht ganze Sätze zu formulieren. Durch die Schreibweise von Mindmaps reicht ein Schlagwort auch aus. Das Gehirn assoziiert später die vollen Gedanken dazu ganz automatisch. Das sollte man zumindest immer nach Möglichkeit versuchen – mir selbst gelingt das auch nicht immer.
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte – auch und gerade bei Mindmaps ist das nur allzu wahr. Wer etwas geübt mit dem Zeichnen kleiner Icons ist, kann seine Mindmaps mit einfachen Mitteln sehr gut aufwerten. Durch Bildsprache werden Mindmaps noch aussagekräftiger und das aufgeschriebene kann besser erinnert werden. Zudem hilft es, die Mindmaps übersichtlich zu gestalten. Auch hier wieder: Das Gehirn kommt mit visuellen Darstellungen weit besser zurecht als mit Text alleine. Ideen für Bildsprache sind z.B. eine Glühlampe malen, um Ideen zu notieren, kleine Füße für die „nächsten Schritte“ usw.
Farben verwenden, um unterschiedliche Themenwelten, Prioritäten etc. zu trennen: Neben der Bildsprache sind auch Farben äußerst hilfreich, Mindmaps übersichtlich zu gestalten und Themenblöcke zu visualisieren. So könnte man z.B. Ziele in blau darstellen, kritische Pfade in rot und Lösungsansätze in grün schreiben. Wichtig dabei: Wenn die Verwendung unterschiedlicher Farben bei der Aufzeichnung der Mindmap (z.B. in Gesprächen) eher ausbremst, sollten Sie im ersten Schritt nur eine Farbe verwenden.
Die Anwendungsgebiete von Mindmaps sind so vielfältig wie es unterschiedliche Aufgaben gibt. Sehr gut Anwendung findet die Mindmaps beispielsweise beim Projektmanagement, in der Vorbereitung von Präsentationen, bei der Planung größerer Vorhaben (z.B. Autokauf, Reiseplanung) oder auch bei der Dokumentation zu einem bestimmten Thema. Ich selbst nutze Mindmaps für nahezu alle Bereiche, in denen ich etwas aufschreibe.
Mindmaps eignen sich sehr gut für das Projektmanagement. Ziele, Stakeholder, Aufgaben und Teilprojekte sowie Meilensteine und ähnliches können in einer Mindmap für Projekte übersichtlich festgehalten werden. Viele Mindmapping Programme wie XMind oder Mindjet bieten für das Projektmanagement mit Mindmaps nützliche Funktionen wie z.B. Ressourcenverteilung, Priorisierung oder Start- und Enddatum an. XMind kann diese Informationen dann sogar in ein GANTT-Diagramm überführen und zeitliche Abhängigkeiten aufzeigen.
In agilen Projekten sind Mindmaps ideal, da sie dem Dokumentationskriterium „gerade ausreichend“ entgegen kommen. Dabei ist die (elektronisch geführte) Mindmap das fortlaufende Protokoll der Projektentwicklung und kann in jede Projektbesprechung mit den Stakeholdern mitgenommen werden. Darüber hinaus gehende, zeitaufwändige Projektdokumentationen, die ihrer selbst wegen geführt werden (müssen), entfallen.
Mindmaps, die zum Projektmanagement geführt werden, sollten am besten mit einer Software gepflegt werden. Auf diese Weise können die einzelnen Teilbereiche übersichtlich aktualisiert und ggf. neu gruppert werden. Nahezu alle gängingen Mindmapping-Programme bieten darüber hinaus die Möglichkeit, an einzelne Äste (Aufgaben) auch Projektstati oder verantwortliche Personen und Timings zu hängen. Mit der digitalen Version der Mindmap kann man schnell die anderen Team-Mitglieder informieren, indem man die Mindmap als PDF oder ähnliches verschickt. Manche Programme bieten auch die Möglichkeit, gemeinsam und parallel in einer Mindmap-Datei zu arbeiten.
Eine Mindmap lässt sich hevorragend für die Vorbereitung einer Präsentation nutzen. Neben organisatorischen Fragestellungen wie z.B.:
können auch die eigentlichen Präsentationsinhalte in die Mindmap gebracht werden.
Pro Themenbereich/Stichwort bzw. pro späterer Folie kann in der Mindmap ein eigener Ast angelegt werden. So behält man schon in der Konzeption alle Themen auf einen Blick. Das ist der Vorteil einer Mindmap gegenüber Powerpoint. Eine solche Vorbereitung in einer Mindmap spart später bei der Erstellung der Powerpoint-Datei enorm Zeit.
Wer eine Mindmap-Software verwendet, kann diese Aufzeichnungen dann häufig direkt in PowerPoint exportieren und dann dort entsprechend aufhübschen. Dabei wird dann pro Ast eine Folie von Powerpoint angelegt. Das spart enorm Zeit bei der Erstellung von Präsentationen, wenn es dann um den Feinschliff geht.
Entscheidungen sind alltägliche Aufgaben vieler Projektleiter und Führungskräfte. Gerade bei komplexen Projekten werden immer wieder Entscheidungen zu treffen sein. Um eine Entscheidung ordentlich vorbereiten zu können, bietet sich die Erstellung einer Mindmap an. Dies kann auch gemeinsam im Team geschehen, so dass dann sehr schnell über die einzelnen Entscheidungsoptionen abgestimmt werden kann ohne langanhaltende Diskussionen, die jedes Meeting blockieren können. XMind bietet z.B. eine entsprechende Vorlage an, die sehr übersichtlich über die einzelnen Lösungen und deren Vor- und Nachteile informieren kann.
Mindmaps sind so einfach, dass man bereits in der Schule mit der Nutzung anfangen kann. Typische Anwendungsfälle sind z.B. das Erarbeiten eines neuen Themas oder die Vorbereitung für ein Referat. Wer Mindmaps in Gruppenarbeit erstellen lassen möchte, bietet den Schülern z.B. größere Papiere in Plakatgröße oder die Tafel an. Farbige Stifte helfen beim Strukturieren der Gedanken. Weitere hilfreiche Tipps zum Einsatz von Mindmaps in der Schule sind auf dem Blog von Betzold zu finden.
Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.
Mittlerweile gibt es zahlreiche (auch kostenlose) Programme für das Erstellen von Mindmaps. Für die Entscheidung zu einem Programm ist letztlich nur der benötigte Funktionsumfang und ggf. persönliche Vorlieben in der Bedienung maßgeblich. Viele Mindmap-Programme bieten auch die Möglichkeit, die Software für eine bestimmte Zeit kostenlos zu testen.
MindManager hieß ursprünglich Mindjet. Die Software ist im jährlichen Abo-Modell geräteübergreifend erhältlich. Der Preis ist mit ca. 200 bis 300 EUR pro Jahr recht ansehnlich. Dafür kann MindManager es durchaus mit sehr leistungsfähigen Projektmanagement-Programmen aufnehmen. Neben den Grundfunktionen wie dem Erstellen von Verästelungen bietet MindManager auch die Möglichkeit, Aufgaben Ressourcen zuzuweisen und den Bearbeitungsstand kenntlich zu machen. Eine Vielzahl von Icons für die grafische Darstellung von Mindmap-Notizen ist ebenfalls mit an Bord. Wer bei einer Mindmap auch eine Notizfunktion benötigt, kann an jedem Ast der MindManager-Mindmap auch eine Notiz oder gar eine Datei heften. Auf diese Weise wird die Mindmap sogar zum zentralen Projektmanagement-Tool, in dem alle Fäden zusammenlaufen.
Ein großer Vorteil von MindManager ist die große Fülle Icons, die zur Verfügung stehen. So lassen sich die Mindmaps sehr gut visualisieren. MindManager bietet Icons für Personen, Büro, Branchen und auch Alphanummerische Icons in vielen verschiedenen Farben und Ausführungen an. Für nahezu jeden Anwendungsfall ist etwas dabei.
MindManager bietet eine Integration in Microsoft Teams und ist daher optimal für den kollaborativen Einsatz in größeren Teams sehr gut geeignet.
Ein weiteres sehr bekanntes Programm ist XMind. Das Mindmapping Programm gibt es für Mac, Linux und Windows und als mobile Variante für Android und iOS.
Das Programm gibt es als kostenlose Basisvariante sowie in weiteren Ausprägungen, die nach dem Abo-Modell funktionieren. Wer ein entsprechendes Abo abschließt, kommt in den Genuss von verschiedenen Dateiformaten für den Export wie z.B. PDF, Word, Powerpoint usw oder diverse weitere Tools für Brainstorming, den Export der Gliederung, Verschlüsselungsmöglichkeiten und vieles mehr.
XMind lässt sich, wie Mindjet auch, mit Tastenkürzeln einfach und schnell bedienen. Die einzelnen Knoten der Mindmap werden in einem separaten Arbeitsbereich als Hierarchie angezeigt – somit ergibt sich eine Gliederung.
Ein großer Pluspunkt ist die Integration von XMind in Evernote. Hierzu muss man dem Programm einmal Zugriff auf die Schnittstelle von Evernote gewähren und dann können Mindmaps als Grafik und als Datei in eine Evernote-Notiz gespeichert werden. Nachteil: Ein automatischer Sync dieser Notiz erfolgt nicht. Wenn man also nach dem Upload in Evernote die XMind-Datei noch bearbeitet, wird ein erneuter Export in Evernote fällig. Somit eignet sich diese Funktion vor allem für abgeschlossene Mindmaps.
XMind verfügt über ein sehr nützliches Feature: Dem Brainstorming-Modus. In diesem Modus verschwinden alle störenden Menüs und Schaltflächen und der Nutzer konzentriert sich alleine auf die aktuelle Mindmap. Ein separates Fenster mit einem Eingabefeld steht zur Verfügung. In dieses Fenster werden nun völlig wert- und ablenkungsfrei alle Ideen und Schlagworte eingetragen, die einem zu dem Thema einfallen.
Anschließend werden diese Schlagworte per Drag & Drop den einzelnen Zweigen der Mindmap zugewiesen. Der Modus bietet auch einen Timer, so dass man gemeinsam im Team sich explizit Zeit nehmen kann, Ideen zu entwickeln. Das ist sehr effektiv und führt schnell zu einem sehr guten Arbeitsergebnis.
SimpleMind steht für MacOS X, Windows, iOS (iPhone und iPad) und Android zur Verfügung. Das Programm ist als Basisversion kostenlos nutzbar, ist allerdings gegenüber XMind in der Basisversion doch deutlich eingeschränkt. In der Einzelversion kostet SimpleMind Pro ca 40 EUR (zzgl. MwSt.) für Mac oder Windows. Eine Familienlizenz mit vier Lizenzen schlägt mit ca. 80 EUR zu Buche. Wie bei den vorgenannten Mindmap-Programmen speichert SimpleMind die Mindmap in einer eigenen Datei.
Die Software von Mindmeister ist eine Online-Variante für alle gängigen Browser. Es spielt also keine Rolle, welches Betriebssystem man verwendet. Der Vorteil ist, dass man die Mindmaps immer von allen Geräten aus bearbeiten kann. Der Nachteil: Das geht nur, wenn man wirklich online ist. Das ist zwar zunehmend dank mobilem Internet der Fall, aber man ist eben nicht völlig autark.
Das zentrale Thema wird in die Mitte des Blattes geschrieben.
Die einzelnen Unterthemen werden als Äste abgehend notiert.
Auf diese Weise ergibt sich eine weitere Verästelung.
Mindmaps sind schnell und übersichtlich. Ergänzungen lassen sich einfach vornehmen. Die Notation ist hirngerecht und einprägsam.
