Getting Things Done Tipps und Tricks für den effizienten und effektiven Einsatz im produktiven Alltag. Mit diesen zusätzlichen Kniffen funktioniert Getting Things Done noch besser – vom optimierten Kontext bis zum wöchentlichen Rückblick.
Bei der Erledigung der Aufgaben und nächsten Schritte, die ich mit der Getting Things Done Methode erfasse, orientiere ich mich insbesondere am Kontext einer Aufgabe. Was ist damit nun gemeint? Als Kontext einer Aufgabe versteht man eine notwendige Voraussetzung, um die Aufgabe (den nächsten Schritt) durchführen zu können. Beispielsweise erfordert die Aufgabe „E-Mail an Beate wegen der Budgetplanung“ einen Computerzugang (im Weitesten Sinne, also auch Smartphones). Die Aufgabe „Anruf Michael wegen Termin Umzug“ benötigt ein Telefon. Dementsprechend empfiehlt es sich, die nächsten Schritte in Kontext-Listen wie z.B.
zu sortieren. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass ich – einmal am Computer sitzend – gleich die ganze Liste durchgehen kann und in einem Schwung diverse Aufgaben erledige. Das ständige, zeitintensive Wechseln zwischen Kontexten entfällt und ich bin dadurch produktiver. Der andere Vorteil liegt darin, dass ich auf diese Weise „nebenbei“ Dinge erledigen kann. So prüfe ich beim Gang zum Auto die Listen „Unterwegs“ und „Anrufe“. Stehen dort Aufgaben, die ich „unterwegs“ erledigen kann – z.B. „Schuhe vom Schuster abholen“, kann ich dies gleich erledigen.
Natürlich ist der Kontext alleine nicht entscheidend. David Allen selbst empfiehlt, den Kontext zwar als erstes zu beachten, darüber hinaus entscheiden aber auch andere Faktoren über die Erledigung eines nächsten Schrittes:
Meine Erfahrungen mit dem Kontext-System sind durchweg positiv. Das Gesamt-Fazit meiner gefühlten und (von außen) wahrgenommenen Produktivität ist sehr positiv. Kontexte bei meinen nächsten Schritten helfen mir, zu jeder Zeit in jeder Situation das Maximum aus meinen aktuellen Kräften herauszuholen.
Im Projektgeschäft hat man es häufig mit vielen Ansprechpartnern zu tun. Täglich müssen Aktivitäten koordiniert und besprochen werden. Aufgaben werden delegiert und nachgehalten. Eine (auch von David Allen vorgestellte) Lösung ist, Kontextlisten nach unterschiedlich verfügbaren Medien anzulegen und zu bearbeiten (z.B. „Anrufe“, „am Computer“). Hieraus ergibt sich jedoch ein Problem.
Aufgaben, die mit einer bestimmten Person besprochen werden müssen, liegen mitunter in unterschiedlichen Kontexten:
Nun trifft man diese Person und möchte die Gelegenheit nutzen, gleich alle Punkte zu besprechen. Die Chance, eine Sache zu übersehen, ist relativ groß. Man muss nämlich während des Gesprächs in drei Kontextlisten „rumwühlen“ und das wird in vielen Fällen nicht klappen. Am Ende kommt man sich wie Columbo vor, der kurz vor dem Verlassen des Raumes auch immer noch „eine letzte Frage“ hatte.
Die Lösung hierfür ist relativ simpel und vielleicht gerade deshalb so wirkungsvoll: Ich empfehle, für jede Person, mit der man im regelmäßigen Austausch steht, eine eigene Kontextliste in seinem GTD-System anzulegen. In diese Übersichten trägt man dann die Punkte ein, die man mit der Person durchgehen möchte – völlig unabhängig von dem etwaigen Medium wie z.B. E-Mail, Telefonat oder persönliche Besprechung.
Dieses Vorgehen funktioniert übrigens auch für wiederkehrende Meetings (z.B. Jour Fixes) oder für Themen, die man nicht unbedingt einer Person, jedoch einer Abteilung zuordnen möchte. Dann legt man entsprechende Kontexte für die Meetings oder die Abteilung an („mit Controlling besprechen“ oder „Team Meeting“). Im Ergebnis wird man deutlich mehr erledigen können und schont dabei noch die Nerven der Protagonisten, weil man die Themen gebündelt behandeln kann.
Wer mehr über Getting Things Done erfahren möchte, kann sich hier das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“