Getting Things Done Tipps und Tricks für den effizienten und effektiven Einsatz im produktiven Alltag. Mit diesen zusätzlichen Kniffen funktioniert Getting Things Done noch besser – vom optimierten Kontext bis zum wöchentlichen Rückblick.

Das Getting Things Done Prinzip von David Allen ist schnell in Gang zu bringen und schon nach kurzer Zeit wird man die ersten Erfolge haben. Die oberste Leitlinie ist dabei die richtigen Dinge richtig zu machen. Wenn GTD dann erst einmal geübte Praxis ist, empfiehlt es sich, den Feinheiten des Systems zu widmen. Mit den nachfolgenden Tipps und Tricks zu Getting Things Done möchte ich dabei unterstützen.

Getting Things Done – Der Kontext is king

Bei der Erledigung der Aufgaben und nächsten Schritte, die ich mit der Getting Things Done Methode erfasse, orientiere ich mich insbesondere am Kontext einer Aufgabe. Was ist damit nun gemeint? Als Kontext einer Aufgabe versteht man eine notwendige Voraussetzung, um die Aufgabe (den nächsten Schritt) durchführen zu können. Beispielsweise erfordert die Aufgabe „E-Mail an Beate wegen der Budgetplanung“ einen Computerzugang (im Weitesten Sinne, also auch Smartphones). Die Aufgabe „Anruf Michael wegen Termin Umzug“ benötigt ein Telefon. Dementsprechend empfiehlt es sich, die nächsten Schritte in Kontext-Listen wie z.B.

  • Anrufe
  • Unterwegs
  • zu Hause
  • im Büro
  • am Computer

zu sortieren. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass ich – einmal am Computer sitzend – gleich die ganze Liste durchgehen kann und in einem Schwung diverse Aufgaben erledige. Das ständige, zeitintensive Wechseln zwischen Kontexten entfällt und ich bin dadurch produktiver. Der andere Vorteil liegt darin, dass ich auf diese Weise „nebenbei“ Dinge erledigen kann. So prüfe ich beim Gang zum Auto die Listen „Unterwegs“ und „Anrufe“. Stehen dort Aufgaben, die ich „unterwegs“ erledigen kann – z.B. „Schuhe vom Schuster abholen“, kann ich dies gleich erledigen.

Kontext is king – but context is not all

Natürlich ist der Kontext alleine nicht entscheidend. David Allen selbst empfiehlt, den Kontext zwar als erstes zu beachten, darüber hinaus entscheiden aber auch andere Faktoren über die Erledigung eines nächsten Schrittes:

  •  Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit kann ich gerade erübrigen? Ein längeres Telefonat werde ich sicherlich nicht drei Minuten vor einem Meeting führen können.
  • Verfügbare Kräfte: Wie viel Energie steht mir persönlich gerade zur Verfügung. Manche Aufgaben lassen sich besser erledigen, wenn ich morgens frisch ausgeruht bin.
  • Prioritäten: Wie wichtig ist der nächste Schritt bzw. das dahinter liegende Projekt in meiner Situation. Anders als klassische Projektmanagement-Technologien steht die Priorität bzw. die Priorisierung im GTD-System nicht an erster Stelle. Vielmehr geht Allen davon aus, dass die Priorität einer Aufgabe intuitiv wahrgenommen und berücksichtigt wird. Wenn z.B. eine Aufgabe vom Vorstand initiiert ist, wird man dieser automatisch mehr Aufmerksamkeit widmen und anderen Aufgaben vorziehen.

Meine Erfahrungen mit dem Kontext-System sind durchweg positiv. Das Gesamt-Fazit meiner gefühlten und (von außen) wahrgenommenen Produktivität ist sehr positiv. Kontexte bei meinen nächsten Schritten helfen mir, zu jeder Zeit in jeder Situation das Maximum aus meinen aktuellen Kräften herauszuholen.

Kontexte für einzelne Personen anlegen

Getting Things Done einfach erklärt
Getting Things Done einfach erklärt und mit IQTELL praktisch gelebt.

Im Projektgeschäft hat man es häufig mit vielen Ansprechpartnern zu tun. Täglich müssen Aktivitäten koordiniert und besprochen werden. Aufgaben werden delegiert und nachgehalten. Eine (auch von David Allen vorgestellte) Lösung ist, Kontextlisten nach unterschiedlich verfügbaren Medien anzulegen und zu bearbeiten (z.B. „Anrufe“, „am Computer“). Hieraus ergibt sich jedoch ein Problem.

Aufgaben, die mit einer bestimmten Person besprochen werden müssen, liegen mitunter in unterschiedlichen Kontexten:

  • Die eine Information sollte per Mail an die Person verschickt werden (Kontext: Computer)
  • Ein kritischer Punkt im Projekt soll persönlich besprochen werden (Kontext: Anrufe)
  • Eine dritte Sache liegt im Kontext Büro.

Nun trifft man diese Person und möchte die Gelegenheit nutzen, gleich alle Punkte zu besprechen. Die Chance, eine Sache zu übersehen, ist relativ groß. Man muss nämlich während des Gesprächs in drei Kontextlisten „rumwühlen“ und das wird in vielen Fällen nicht klappen. Am Ende kommt man sich wie Columbo vor, der kurz vor dem Verlassen des Raumes auch immer noch „eine letzte Frage“ hatte.

Für jede Person eine eigene Kontextliste anlegen

Die Lösung hierfür ist relativ simpel und vielleicht gerade deshalb so wirkungsvoll: Ich empfehle, für jede Person, mit der man im regelmäßigen Austausch steht, eine eigene Kontextliste in seinem GTD-System anzulegen. In diese Übersichten trägt man dann die Punkte ein, die man mit der Person durchgehen möchte – völlig unabhängig von dem etwaigen Medium wie z.B. E-Mail, Telefonat oder persönliche Besprechung.

Dieses Vorgehen funktioniert übrigens auch für wiederkehrende Meetings (z.B. Jour Fixes) oder für Themen, die man nicht unbedingt einer Person, jedoch einer Abteilung zuordnen möchte. Dann legt man entsprechende Kontexte für die Meetings oder die Abteilung an („mit Controlling besprechen“ oder „Team Meeting“). Im Ergebnis wird man deutlich mehr erledigen können und schont dabei noch die Nerven der Protagonisten, weil man die Themen gebündelt behandeln kann.

 

Wer mehr über Getting Things Done erfahren möchte, kann sich hier das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ bestellen.

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