E-Mails effizient bearbeiten
E-Mails effizient zu bearbeiten: Dafür gibt es Tipps, die jeder sofort umsetzen kann.

E-Mails effizient bearbeiten – das scheint eine echte Kunst zu sein. Denn E-Mails sind nach Aussagen vieler Menschen ein echter Zeitfresser im Büroalltag. Ich möchte ein paar einfach umzusetzende Tipps für einen effizienten und effektiven Umgang mit E-Mails geben.

E-Mails effizient bearbeiten – darum ist es wichtig

E-Mails sind mittlerweile aus dem Büro-Alltag nicht mehr wegzudenken. Das tägliche E-Mail-Aufkommen steigt von Jahr zu Jahr und laut Statista wurden 2015 alleine in Deutschland ohne Spam-Mails ca. 537 Milliarden E-Mails verschickt.

Statistik: Anzahl der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam) in Deutschland in den Jahren 2000 bis 2014 sowie eine Prognose für 2015 (in Milliarden) | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Wer nach seinem Urlaub den PC einschaltet wird nicht selten von mehr als 350+ unbearbeiteten Mails begrüßt. Kein guter Einstieg, um die Erholung der vergangenen Urlaubstage mit Elan in den Start des Arbeitslebens zu nehmen. Umso wichtiger werden wirksame Strategien zur effizienten Bearbeitung von E-Mails.

Die Vorteile effizienter E-Mail-Bearbeitung

Effiziente E-Mail-Bearbeitung bringt einige persönliche Vorteile, die es lohnenswert erscheinen lassen, sich ein wenig mit dem Thema zu beschäftigen. Zu den Vorteilen zählen beispielsweise:

  • Entspannter Umgang mit der zunehmenden E-Mail-Flut ohne ein Gefühl der Überforderung.
  • Konzentration auf das Wesentliche und damit ein realistischer Blick auf das, was wirklich wichtig ist.
  • Souveräner Umgang mit Informationen und E-Mails, die eine aktive Handlung erfordern.

Tipps für effiziente und effektive E-Mail Bearbeitung

Tipp 1: Max. dreimal täglich Mails checken

Bei der Briefpost ist es ganz normal, nur einmal täglich zum Briefkasten zu gehen. Anders bei elektronischer Post: Für viele Menschen ist es nichts außergewöhnliches, alle 10 Minuten die E-Mails zu prüfen oder bei einem E-Mail-Eingang sofort alles stehen und liegen zu lassen, um sich der eingehenden Nachricht zu widmen. Dieses Hin- und Herspringen aus Aufgaben macht zutiefst unproduktiv, da es jedesmal bis zu 30 Minuten dauert, bis man von der Konzentration wieder voll bei der ursprünglichen Aufgabe ist. Besser ist es daher, sich feste Zeiten (z.B. vormittags und spätnachmittags) zu setzen, in denen man die E-Mails gesammelt bearbeitet.

Tipp 2: E-Mails in festen Zeitblöcken bearbeiten

Wem es hilft, der kann sich die E-Mail-Zeiten auch mit Hilfe eines Timers begrenzen. Je nach “Flow”, in den man kommt, sind 30-60 Minuten sinnvolle Zeiteinheiten. Der Vorteil dieses Vorgehens ist auch, dass man – sofern E-Mails einem keinen Spaß machen – sich immer sagen kann: “Nur noch 30 Minuten, dann kann ich etwas anderes machen.”

Tipp 3: E-Mails nach dem “Getting Things Done”-Prinzip bearbeiten

Die Inbox von Outlook und anderen E-Mail-Programmen sollte nur das sein: ein Eingangskorb. Somit gelten hier die gleichen Regeln wie für andere Eingangskörbe:

  • Zwei-Minuten-Regel: Alles, was in zwei Minuten erledigt werden kann, sollte sofort erledigt werden.
  • Von oben nach unten arbeiten – oder wer es mag: von unten nach oben. So werden ältere Mails zuerst bearbeitet.
  • Entscheiden wie weiter verfahren werden soll. Ich habe mir in meinem Mailprogramm einen Ordner “Action” angelegt, in dem ich die Mails ablege, die meine Handlung erfordern und die ich nicht innerhalb von zwei Minuten erledigen kann.

Auf diese Weise reduziere ich meine Inbox sehr schnell und habe einen guten Überblick über das, was noch getan werden muss. Die Zwei-Minuten-Regel ist bei E-Mails besonders dann wirkungsvoll, wenn ich zur Klärung von Sachverhalten zum Telefon greife und das Thema persönlich bespreche. So lässt sich häufig eine lange Kette unnötiger Mails vermeiden.

Tipp 4: Arbeiten nach der persönlichen Leistungsfähigkeit

Ich bearbeite meinen Eingangskorb in Tageszeiten, die nicht meine volle Konzentration erfordern. Das reicht in der Regel völlig aus. Die Mails, die zu einem späteren Zeitpunkt meine volle Aufmerksamkeit erfordern (siehe Tipp 3 “Action”-Ordner”), erledige ich dann zu Zeiten, in denen ich besonders konzentriert und leistungsfähig bin. So nutze ich meinen persönlichen Biorhythmus optimal aus.

Tipp 5: Fasse dich kurz

Viele E-Mails zeichnen sich durch unnütze Informationen oder lange, verschachtelte Sätze aus. Der eigentliche Kern der Mail muss erst mühsam herausgearbeitet werden. Das kostet Zeit und Konzentration Ich persönlich bin daher ein Freund von kurzen, prägnanten Mails. Sofern im Vorfeld ein längerer Austausch stattfinden sollte (Stichwort “Socializing”), sollte man sowieso zum Telefon greifen. Die anschließede E-Mail wird dafür umso prägnanter. Das ermöglicht dem Empfänger, schnell zu erfassen, worum es geht. Auch wenn ich es nicht immer schaffe oder schaffen möchte: Ein Leitsatz für kurze Mails könnte lauten: Nicht mehr als 160 Zeichen (SMS)!

Telefon statt E-Mail
Oft ist der Griff zum Telefon schneller und effektiver als “E-Mail-Ping-Pong”.

Effektiv E-Mails selbst verfassen

Natürlich können Sie auch selbst etwas für das Wohlbefinden Ihrer Mitmenschen machen. Denn wie schon Sartre sagte: “Die Hölle, das sind die anderen!” Wer also nicht möchte, dass sein eigenes Postfach mit Belanglosigkeiten oder langatmigen E-Mails verstopft wird, tut gut daran, das auch selbst seinen Mitmenschen im positiven Sinne vorzuleben.

E-Mail-Betreff aussagekräftig wählen (ACT, NOTE, FYI, FILE)

Ich kann empfehlen, im eigenen Team vor dem eigentlichen Betreff kleine Anweisungskürzel zu nennen. Dann weiß der Empfänger beim ersten Blick, was von ihm erwartet wird.

  • ACT: Dieses Kürzel gibt an, dass vom Empfänger eine Handlung erwartet wird. Dies können z.B. Arbeitsanweisungen sein.
  • NOTE: Gibt an, dass eine E-Mail wichtige Informationen für die spätere Verwendung enthält. Das kann z.B. eine Information zu einem Projekt sein, die zu einem späteren Zeitpunkt notwendig ist.
  • FYI: For your information – das meint: Lesen Sie die Mail, wenn Sie mal Zeit dazu haben.
  • FILE: Informationen, die einfach nur in die Ablage gehören.

Die erfahrenen Büro-Arbeiter haben sich für diese Art von Kürzeln bereits Filter angelegt und die E-Mails werden automatisch in gesonderte Ordner verschoben.

Übrigens: Unternehmen wie z.B. Daimler oder auch BMW und VW haben mittlerweile klare Betriebsvereinbarungen über E-Mail-freie Zeiten, z.B. nach Feierabend oder während des Urlaubs. Das geht bei Daimler sogar so weit, dass es jedem Mitarbeiter freigestellt ist, während des Urlaubs eingehende Mails unwiderbringlich löschen zu lassen. Wer seinen Umgang mit E-Mails einmal testen möchte, kann dies hier bei Spiegel Online testen.