Tools und Software für collaboratives Arbeiten

In Unternehmen wird immer häufiger in Projektgruppen, die über verschiedene Standorte verteilt sind oder in internationalen Projektteams gearbeitet. Viele Online Tools helfen mittlerweile auf sehr effiziente Art und Weise, die Zusammenarbeit zu verbessern. Ein kleiner Überblick über einige nützliche Tools wie z.B. Doodle, Dropbox oder Google Docs.

1. Doodle.com

Doodle.com hilft auf einfache Weise, Entscheidungen durch Abstimmung herbeizuführen oder sich über eine Terminoption für ein Meeting zu einigen. Ein Doodle-Konto ist schnell und kostenlos eingerichtet. Anschließend wählt man, ob man eine Abstimmung oder eine Terminfindung durchführen möchte. Man erhält zwei Links: Einen für die Administration der Abstimmung (z.B. Änderungen durchführen oder Abstimmung beenden) und einen Link, den man seinen Kollegen zuschickt. Hier geht es dann zur eigentlichen Abstimmung auf doodle.com.

Doodle.com hat mir so schon häufig geholfen, schnell eine Entscheidung auch über größere Gruppen (>20 Personen) herbeizuführen. Die Entscheidung ist außerdem transparent und bietet so weniger Anlass zu Kritik.

2. Dropbox.com

In Projektteams werden immer wieder Dateien hin und her getauscht. Man kann diese per Mail verschicken oder auf einen Firmenserver ablegen. Wenn hingegen keine einheitliche Infrastruktur gegeben ist (z.B. zwischen zwei Unternehmen) kann Dropbox.com helfen. Egal ob PC, Mac, Android Smartphone oder iPhone: Für alle Plattformen gibt es ein kleines Programm, mit dem man Online-Speicherplatz als Laufwerk auf dem Computer mounten kann. Einzelne Ordner können dann für andere Dropbox-Nutzer freigegeben werden, die wiederum bei denen im virtuellen Dropbox-Laufwerk angezeigt werden. So integriert sich die Dropbox als virtuelles Laufwerk über alle Arbeitsumgebungen und Standorte.

Eine Basisversion mit 2 GB Speicherplatz pro Account ist kostenlos. Wer mehr Speicher benötigt, kann diesen kostengünstig erweitern. So kosten z.B. 50 GB pro Monat $9,99.

3) Google Docs

Der Klassiker unter den online Office Lösungen. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dabei wird jeder Person eine Cursorfarbe zugewiesen. Änderungen am Dokument werden in Echtzeit angezeigt. Ideal für Arbeitsgruppen, die an verschiedenen Orten verteilt arbeiten.

Google Docs gibt es als Textverarbeitung, Spreadsheet und Präsentationstool und deckt damit den Einsatzbereich von Microsoft Office sehr gut ab. Über einen Freigabeprozess können Teammitglieder als Editoren oder als „Viewer“ hinzugefügt werden. Es stehen umfangreiche Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. So können z.B. kleinere Grafiken schnell online erstellt und in die Dokumente eingefügt werden. Die Tabellenkalkulation von Google Docs hat mittlerweile sogar eine Pivottable-Funktion.

Wichtig für die Weiternutzung im Unternehmen ist dann die Funktion, die Dokumente in das jeweilige Microsoft Format zu konvertieren und herunterzuladen. So können Spreadsheet-Tabellen aus Google Docs schnell in eine Microsoft Excel Datei formatiert werden.

Für Android Smartphone wie z.B. dem HTC Desire HD gibt es außerdem eine recht gute Google Docs App, mit der man mobil auf seine Dokumenten zugreifen kann.

4) Online Notizbücher (Catch.com und Evernote)

Wer gerne mit dem klassischen Notizbuch unterwegs ist und seine Gedanken, Ideen und To Dos notiert, wird eine gute Ergänzung in den dazugehörigen Online Tools wie z.B. Catch.com oder Evernote sehen.

Diese Anbieter stellen für Smartphones und PCs eine einheitliche Umgebung für Notizen aller Art zur Verfügung und synchronisieren diese über einen Webservice. So kann man von überall auf seine Notizen zugreifen und diese bei Bedarf auch Teammitgliedern zur Verfügung stellen.

Catch.com:

Mit Catch lassen sich einfach auf dem Smartphone Notizen erfassen. Dazu zählen auch Sprachaufnahmen und Fotos. Auf einem Android Smartphone lassen sich URLs und Webbilder schnell in eine Catch-Notiz verwandeln. Eine Synchronisation auf den Server von Catch.com erlaubt dann den Zugriff auch von jedem Webbrowser aus.

Smart finde ich die Möglichkeit, Notizen als Alarm einzurichten und Notizen mit anderen Kollegen zu teilen.

Evernote.com

Evernote funktioniert ähnlich wie Catch. Bietet darüber hinaus noch weitere Vorteile. Zum einen gibt es für Evernote auch PC- und Macanwendungen für Desktop-Rechner. Sehr gut finde ich außerdem die automatische Texterkennung, die man z.B. für Fotos von Flipchart-Zeichnungen verwenden kann. Evernote erkennt automatisch den Text darauf und stellt ihn dann für die Volltextsuche zur Verfügung.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.